Wie viel Geld sollten Sie für ein DMS-System ausgeben ?

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Wie viel Geld sollten Sie für ein DMS-System ausgeben ?

Wie viel Geld sollten Sie für ein DMS-System ausgeben ?

Sie möchten ein DMS-System anschaffen, und wissen nicht, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen? Eventuell wissen Sie auch nicht so recht, was Sie genau brauchen und ob sich das Ganze lohnt? Es gibt zum Teil erhebliche Unterschiede in Qualität und Preis, weshalb man genau wissen sollte, was man wirklich braucht. Wir haben in diesem Beitrag das Thema für Sie beleuchtet!

Was ist eine Dokumenten Management Software?

Zu Anfang war eine Dokumenten Management Software vor allem ein etwas anspruchsvolleres Archivsystem mit relativ einfachen Funktionen zur Verwaltung und Recherche von Daten. Wie so oft hat sich die Technologie und die dazugehörige Software dann aber rasant weiterentwickelt, und mittlerweile sind DMS-Systeme sehr komplex und hochwertig. Sie bieten nicht zuletzt auch deshalb so viele nützliche Möglichkeiten, weil sie sich den Kundenanforderungen angepasst haben. Man kann also sagen, dass sich beide Seiten in einer Art Symbiose zusammen weiterentwickelt haben.

So beinhalten DMS-Systeme jetzt zwar immer noch ein funktionelles Archivierungssystem, aber es erfolgte eine Verlagerung des Schwerpunkts hin zu einer Verbindung von Dokumenten und Prozessen.

Demnach sind Dokumenten Management Software also Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.1

Deshalb wird immer öfter auch von Enterprise Content Management Systeme (ECM) gesprochen, was eine umfassendere Bezeichnung darstellt. Allerdings ist strenggenommen das DMS ein Bestandteil der ECM, denn diese unterstützt durch optimale Datenverwaltung die technischen und organisatorischen Bemühungen der Unternehmen, ihrer dokumenten-, service- und wissensgeprägten Prozesse strategisch voranzutreiben.

Einsatzbereiche einer Dokumenten Management Software

Ein DMS-System hat natürlich mehrere Aufgaben. Die wichtigsten sind folgende:

  • Input-Management
    Das Ziel der Erfassung – auch Inputmanagement genannt – ist es, alle Informationen und Dokumente aus unterschiedlichen System in einem einzigen DMS zusammenzuführen, wobei dies in elektronischer Form erfolgt.
    Das Erfassen der Daten kann über diverse Schnittstellen erfolgen, z.B. Scanner, Fax, Anwendungsprogrammen (z.B. Textverarbeitung) oder formularbasiert.
  • Dokumente verwalten
    Zu den Managementkomponenten einer Dokumenten Management Software zählen viele Funktionalitäten Diese unterstützen alle möglichen Geschäftsvorgänge, indem sie den Umgang mit Dokumenten für den Anwender vereinfachen. Hierzu gehört zum Beispiel auch eine Kontrolle der Versionen und das Check-in und Check-out von Dokumenten.
  • Speichern mit Dokumenten Management Software
    „Es kostet Unternehmen 20 Franken ein Dokument abzulegen, 120 Franken ein falsch abgelegtes Dokument wieder zu finden und 220 Franken ein Dokument wieder herzustellen.“ (John Mancini, Vorsitzender der AIIM)
    Obwohl jedes Dokument tatsächlich nur einmal physisch gespeichert wird, kann man es in beliebig vielen Ordnerstrukturen abbilden und nach inhaltlichen Kriterien sortieren.
  • Output-Management mit Dokumenten Management Software
    Das Output-Management beschäftigt sich mit der Aufbereitung von Dokumenten für die Versendung. Hierzu gehören z.B. Drucken, Brennen relevanter Informationen auf CD/DVD, Aufbereitung für Internet-Präsentationen und Verteilung der Informationen per Post und E-Mail.

Wieviel kostet ein DMS-System?

Diese Frage ist pauschal nicht zu beantworten. Das wäre in etwa so, wie wenn sie zum Autohändler gehen und fragen, wieviel ein Auto kostet. Der Verkäufer wird Sie sofort fragen: Neu oder alt? Zwei oder vier Türen, Allrad oder normaler Antrieb, Full Extra oder Standard, wieviel PS, welche Marke, welche Farbe und vieles, vieles mehr. Genauso ist es mit einem DMS-System. Denn was für eine kleine Arztpraxis oder Anwaltskanzlei mit 5 Mitarbeitern oder gar einen alleintätigen Freelancer genug ist, ist für ein multinationales Unternehmen mit 20.000 Mitarbeiter auf keinen Fall ausreichend.

Kurz: Die Kosten einer DMS-Einführung sind sehr unterschiedlich, da sie sich ganz nach den Hintergründen und den Bedürfnissen der jeweiligen Organisation richten.

So werden die Kosten für ein DMS-System typischerweise von folgenden Aspekten und Bedingungen beeinflusst:

  • Mit der Anzahl der Benutzer
  • Die Komplexität des Geschäftsprozesse
  • Die gewünschten Funktionalitäten
  • Notwendige oder gewünschte Anpassung
  • Die Wahl zwischen Cloud, Hosted oder lokalem DMS

Typischerweise wird eine monatliche Lizenzgebühr fällig, die bei ca. 40-60 Franken pro Nutzer liegt. Je mehr Benutzer, umso preiswerte pro Person.

Fazit

Unser Rat ist, dass Sie sich am besten von einem Experten beraten lassen,  um die passende Lösung für Ihre Unternehmen zu finden. Denn das Thema ist komplex und mit einem guten und optimal zum Unternehmen passenden DMS-System steht und fällt der Erfolg und der Nutzeffekt des DMS-Systems. Man sollte nicht mehr als nötig aber eben auch nicht weniger als nötig investieren, um den maximalen Nutzen aus dem System ziehen zu können.

Wir bei Staub Scanning | Archivierung beraten Sie gerne – kontaktieren Sie uns doch einfach zu einem unverbindlichen Beratungsgespräch und überzeugen Sie sich selbst von unseren Leistungen!

Rufen Sie uns an, 044 829 33 00

Hier kommen Sie zu unserer Webseite: https://www.staubscanning.ch/index.html

1 Definition der Association for Information and Image Management (AIIM)

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