Wie Unternehmen die Kunden-Sicherheit mit Schreddern der Dokumente erhöhen können

//Wie Unternehmen die Kunden-Sicherheit mit Schreddern der Dokumente erhöhen können
Wie Unternehmen die Kunden-Sicherheit mit Schreddern der Dokumente erhöhen können

Digitalisierung und papierlose Büro

Der Trend zum möglichst papierlosen Büro ist nicht nur aufgrund der vielerorts bereits täglich geschätzten Vorteilen wie Platzersparnis undZeitgewinn permanent

aktuell, auch trägt

dieDigitalisierung ihrer Dokumentedazu bei,die Effizienz ihrer Informationsprozesse zu erhöhen und senkt somit nachhaltig Aufwand undKosten.

Den Fokus auf die interne sowie die Kunden Daten Sicherheit gerichtet, wird durch das Digitalisieren, der korrekten Datenarchivierung und Sicherung sowie dem anschliessenden Schreddern der Dokumente maximalerhöht, was wiederum das Vertrauen ihrer Kunden in ihre Dienstleistungen und Angebote erheblich stärkt.

Mit dem stetigen Reduzieren bestehender Papierbergen sowie dem kontinuierlichen Digitalisieren interner,resp. Kunden Dokumenten erzielen Sie für ihr Unternehmen wichtige Vorteile.

  • Das Finden der Dokumente wird stark vereinfacht
  • Teilen Sie schneller ihre Informationen mit ihren Kunden
  • Der Zugriff auf ihre Dokumente ist zeit- und ortsunabhängig
  • Digitale Dokumente garantieren ihnen und ihren Kunden Datenschutz und Diskretion

Die elektronische Erfassung der Geschäfts Dokumente ist mittlerweile in einer stetig wachsender AnzahlFirmen unterschiedlicher Grösse, interner Standard. In diesen Unternehmen gehört es zu den täglichenPflichten, Belege digital zu erfassen, zu versenden und zu archivieren. In der Regel bitten andere Firmen,interne Kunden, Ämter, etc. um elektronische Unterlagen. So erspart man sich unnötig hohe Kosten für die unzähligen Kopiervorgänge, den Kurierservice, den Postversand, etc., Unternehmer sollten diese effizientwirksamen Verbesserungen schnell und unbürokratisch umsetzten.

Kunden sind da zufrieden, wo Vertrauen vermittelt wird. Ihre Kunden fühlen sich dort sicher, wo ihre Daten verantwortungsvoll und sicher gehandhabt und aufbewahrt werden.

Was bringt es überhaupt, Papierbelege und -dokumente zu Schreddern?

Sobald alle digitalen Dokumente sicher elektronisch archiviert sind, sollten Papieroriginale vernichtet werden,denn Papierablagen verursachen immer hohe Kosten. Unternehmen benötigen nicht nur Archive mit Regalen voller Ordner, Kisten, etc., sondern es muss sich auch jemand fachkundig um das Archiv kümmern, so dass auch noch nach vielen Jahren Belege, Rechnungen, Briefe, Verträge und sonstige Dokumente gefunden werden können.

Mit dem Schreddern von Dokumenten Ablagen und Archiv Beständen erreichen Sie immer positive Effekte – für ihre Kunden, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen.

  • Reduktion der Such- und Bearbeitungszeiten von Akten und Dokumenten
  • Schutz vor Umwelteinflüssen wie Feuer- und Wasserschäden
  • Erhöhte Sicherheit vor Diebstahl und Verlust
  • Umnutzung frei gewordenen Lager und Archivierungsräumen
  • Kostenersparnis durch Auflösung externer Aktenlager

Bevor jedoch ein umfassender Schreddervorgang eingeleitetwerden kann, müssen bestimmte gesetzliche Kriterien erfüllt werden. In der Schweiz regelt dies die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher(Geschäftsbücherverordnung; GeBüV).  Sie regelt nach OR welche Geschäftsbücher ein Buchführungspflichtiger führen muss, den allgemeinen Grundsätzen zur Buchführung und der ordnungsgemässen Aufbewahrung, dem Schutz-, derVerfügbarkeit und der Organisation der aufbewahrten Bücher sowie über die Zulässigkeit der verschiedenen Datenträger zur elektronischen Archivierung.

Zusätzlich gilt, für Firmen die mit klassifizierten Dokumenten mitverschiedenen Vertraulichkeits- resp.  mit internenSicherheitsstufen arbeiten, muss die zuverlässige und nicht wiederherstellbare Vernichtung der Dokumente garantiert sein.Hierzu kann der Schreddervorgang auf die empfohlenen Schutzklassen der DIN-Norm 66399 abgestützt werden. DieseEinstufung der zu vernichtenden Dokumente/ Datenträger ist in 3 Schutzklassen sowie in 7 Sicherheitsstufen für die Vernichtungeingeteilt.

Schutzklasse 1

Normaler Schutzbedarf für interne Daten, die für grössere Gruppen bestimmt und zugänglich sind. Eine unberechtigte Offenlegung hätte begrenzt negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Betroffene in seiner Stellung und in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen beeinträchtigt wird.

Beispiele:

  • Werbematerial
  • Notizen
  • Korrespondenz
  • Nicht Knowhow relevante Dokumente

Schutzklasse 2

Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten, die auf einen kleinen Personenkreis beschränkt sind. Die unberechtigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstossen. Der Schutz personenbezogener

Daten muss hohen Anforderungen genügen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Betroffene in seiner gesellschaftlichen Stellung und in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich beeinträchtigt wird.

Beispiele:

  • Knowhow relevante Daten
  • Interne Reportings
  • Angebote-Offerten
  • Personalakten
  • generell für sensible Daten nach interner Vorgabe

Schutzklasse 3

Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten mit Beschränkung der Informationen auf einen sehr kleinen, namentlich bekannten Kreis von Zugriffsberechtigten. Eine unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte (Existenzbedrohende) Auswirkungen für das Unternehmen und/oder würde unter Umständen gegen Berufsgeheimnisse, Verträge und Gesetze verstossen. Der Schutz personenbezogener Daten muss unbedingt gewährleistet sein. Andernfalls kann es zu einer Gefahr für Leib und Leben oder die persönliche Freiheit des Betroffen kommen.

Beispiele:

  • Protokolle und Unterlagen der Geschäftsführung
  • Notizen, Pläne, Laborjournale aus Forschungs- und Entwicklungsunternehmen
  • Finanzdaten, Bilanz, ER
  • Spezielle Dokumente aus juristischer-, anwaltschaftlicher Tätigkeit

Fazit

Optimale Sicherheit für physische Dokumente erhalten Sie nur durch die kontinuierliche und konsequente Digitalisierung und der anschliessenden sachgerechten Vernichtung der überflüssig gewordenen Dokumente.Interne Kostentreiber wie das zeitaufwändige Suchen nach Dokumenten sowie das Sammeln, Ablegen undArchivieren von nicht nach GebüV vorgeschriebenen Dokumenten sollte auf ein Minimum reduziert, nach Möglichkeit jedoch gänzlich vermieden werden. Unternehmen, die interne Dokumente in Eigenregie schreddern und entsorgen, müssen unter Berücksichtigung den DIN Norm  66399 darauf achten, einerseits die richtigen Schredder zu benutzen sowie mit den bestimmten Vertrauenspersonen, am geeigneten Ort die korrekten Folgeprozesse auszuführen. Bei grösseren Papiermengen, vor allem wenn Sie gerade beginnen alles zu Digitalisieren und daher vor echten Papierbergen stehen, empfiehlt sich hierfür die Inanspruchnahme einens professionellen Serviceanbieters.

Wir helfen Ihnen gerne, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, rufen Sie uns unverbindlich an.

Telefon 044 829 33 00      E-Mail  info@staubscanning.ch    Internet  https://staubscanning.ch

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By | 2018-08-06T15:13:48+00:00 March 13th, 2017|Uncategorized|0 Comments