Wie Sie mit Dokumentendigitalisierung Ihr Geschäft erblühen lassen und die Kosten niedrig halten

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Wie Sie mit Dokumentendigitalisierung Ihr Geschäft erblühen lassen und die Kosten niedrig halten

Wie Sie mit Dokumentendigitalisierung Ihr Geschäft erblühen lassen und die Kosten niedrig halten

Die Vorteile von der Dokumenten Digitalisierung und dem kompetentem Informationsmanagement liegen auf der Hand. Wichtige Dokumente können schnell gefunden werden und stehen mehreren Benutzern gleichzeitig zur Verfügung, was bei der Papierversion nicht der Fall ist. Man muss in diesem Fall das Dokument zunächst kopieren. Dies verursacht direkte Kosten durch den Kopiervorgang (Papier, Toner, Verschleiß des Kopierers, Strom, etc.), verschwendet wertvolle Zeit der Person, die das Kopieren erledigen muss und vergrößert den ohnehin schon beachtlichen Papierberg und die damit verbundenen Lagerkosten.

Sehen wir uns im Folgenden das Thema und die damit verbundenen Möglichkeiten einmal näher an.

Verfügbarkeit der Dokumente für einzelne Mitarbeiter am gleichen Ort (Firmensitz)

Digitale Dokumente stehen mehreren Benutzern gleichzeitig bereit.

Beispiel:

Das Dokument, z.B. ein Vertrag, muss gleichzeitig von der Rechtsabteilung überprüft werden, soll den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe zur Verfügung stehen, verschiedenen Managern als Kopie bereitgestellt werden und soll von der Verkaufsabteilung in Sachen Preisen, Zahlungsbedingungen etc. in der entsprechenden Software erfasst werden. Runden wir das Ganze einfach mal auf 10 Benutzer. Bei einem normalen Vertrag, gehen wir mal von 3-5 Seiten aus. Das sind dann neben dem Originaldokument rund 10 Kopie Sätze a 3-5 Seiten, also 30-50 Kopien. Da höchstwahrscheinlich nicht alle Abteilungen in Kommunikation miteinander stehen, werden die Kopien von verschiedenen Personen gemacht. Es kann sogar vorkommen, dass eine Person Kopien macht, während ein anderer Mitarbeiter verzweifelt nach dem Original sucht. Alles in allem sind mehrere Mitarbeiter und Kopierer eingebunden. Ressourcen werden unnötig verbraucht.

Danach werden dann all diese Kopien von all diesen Mitarbeiter höchstwahrscheinlich abgelegt. Das bedeutet, dass das selbe Dokument in verschiedenen Aktenschränken Staub ansetzt und eventuell nie wieder in die Hand genommen wird.

Und wer hat überhaupt die echte Verpflichtung das Dokument abzulegen? Die Verkaufsabteilung, die den Vertrag abgeschlossen hat? Die Rechtsabteilung, die das Dokument überprüft hat?

Es ist leicht zu ersehen, das viel Geld an Ressourcen und Zeit verschwendet werden.

 

Verfügbarkeit der Dokumente an unterschiedlichen Orten

Außerdem sind viele Firmen nicht nur an einem Ort ansässig, sondern haben verschiedene Filialen in verschiedenen Städten und sehr oft verschiedenen Ländern – im Extremfall in verschiedenen Kontinenten.

Wo soll der oben angesprochene Vertrag abgelegt werden? Dort wo das besagte Geschäft abgeschlossen wurde, oder im Hauptsitz des Unternehmens? Was passiert, wenn ein ähnliches Geschäft in einem anderen Büro der Firma abgeschlossen werden soll. Muss praktisch der gleiche, oder zumindest sehr ähnliche Vertrag zweimal von verschiedenen Personen gemacht werden? Oder wäre es nicht viel besser, wenn beide Mitarbeiter Zugang zu einer zentralen Datenbank hätten und das Dokument digital abrufen könnten?

Auch hier ist offensichtlich, dass Geld und Zeit durch digitale Dokumente und kompetentes Datenmanagement eingespart werden können.

Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig vom Aufenthaltsort des Mitarbeiters

Ein Außendienstmitarbeiter ist nicht immer im Firmensitz, im Prinzip ist er meistens ganz wo anders. Muss er immer auf Verdacht alles mitschleppen? Was passiert, wenn er weit ab vom Formensitz auf einmal ein wichtiges Dokument benötigt? Ohne Digitalisierung muss er einen Mitarbeiter ausfindig machen, diesen darum bitten das Dokument per Email zu schicken. Ist es digital nicht vorhanden, muss es natürlich zuvor extra gescannt werden. Das allein ist schon arbeits- und zeitaufwendig, was aber, wenn das Ganze außerhalb der Bürozeiten passiert und niemand da ist, der das Dokument schicken kann?

Gehen wir nun einen Schritt weiter. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert und Mobilität und Flexibilität sind heutzutage ungemein wichtig. Viele Mitarbeiter arbeiten an bestimmten Tagen von Zuhause aus. Oft haben Mitarbeiter gar kein festes Büro mehr, sondern treffen sich in Projekt-Teams an unterschiedlichen Orten. Da ist es selbstverständlich ungemein wichtig, dass es möglich ist auf alle wichtigen Dokumente zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff zu haben.

Effizienterer Service für Ihre Kunden

Es liegt auf der Hand, dass ein schneller Zugriff auf Dokumente und Informationen die Effizienz des Unternehmens steigert. Mitarbeiter können sich auf kreative und produktive Aufgaben konzentrieren, statt Papierberge abzulegen, Akten zu suchen, zu kopieren, zu vernichten, etc.

Diese Effizienz spürt der Kunde, denn Aufträge werden schneller abgewickelt, Informationen zügig besorgt und weitergeleitet. Wenn ein Mitarbeiter Fragen sofort beantworten kann, weil er auf das entsprechende Dokument selbst Zugriff hat und nicht erst in anderen Abteilungen um Rat und Auskunft fragen muss, dann macht dies einen sehr professionellen, kompetenten und vertrauenswürdigen Eindruck auf den Kunden.

Dies kombiniert mit der objektiven Kostenreduktion ist der Grund warum das stetige Dokumenten digitalisieren Ihr Geschäft wachsen lässt.

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