Was sollten Ihre Erwartungen von einem Express Scanning Services sein?

//Was sollten Ihre Erwartungen von einem Express Scanning Services sein?
Was sollten Ihre Erwartungen von einem Express Scanning Services sein?

Was sollten Ihre Erwartungen von unserem Express Scanning Services sein?

Scanning von Dokumenten ist eine Geschäftspraxis, die Zeit und Geld sparen, natürliche Ressourcen bewahren, wichtige Informationen vor Katastrophen und Verlust sichern und sogar Büroflächen schaffen kann. Es beginnt mit der Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales Format, das dann zum E-Mail, Teilen mit Kunden und Arbeiten mit anderen Anwendungen, wie Buchhaltungssystemen, verwendet werden kann.

Staub Scanning & Archivierung bietet umfassende Dienstleistungen in Sachen Dokumenten Express Scanning für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Wir scannen Dokumente in einwandfreier Qualität unabhängig von der Dokumentart: Rechnungen, Briefpost, Bücher, Grossformatpläne, etc. Sobald Ihre Dokumente digital sind, können wir sie mit Hilfe einer guten Bearbeitungssoftware auf der Grundlage von Keywords und gemäss dem Inhalt ganz leicht und schnell auffindbar machen. Auf diese Weise werden Ihre Geschäftsprozesse optimiert, Sie sparen zusätzlich Zeit und Geld!

Was kann beim Express Scanning alles erfasst werden?

 

Mittlerweile kann man so ziemlich alles scannen, also auch z.B.:

  • Akten- und Geschäftsdokumente

  • Ingenieur- & Architektur Pläne

  • Bücher, Zeitungen, Zeitschriften

  • Medizinische Aufzeichnungen & Röntgenbilder

  • Mikrofilm / Mikrofiche

  • Fotos, Dias, Negative

 

Mehr als einfach nur Scanning

Wir führen den vollständigen Prozess vom Start bis zur Speicherung inklusive der 2-fachen Qualitätskontrolle durch und sorgen für einen reibungslosen und sicheren Übergang von Papierdokumenten zu elektronischen Dateien.

Sobald wir Ihre Dateien erstellt haben, bieten wir Ihnen zum Beispiel auch die tägliche, wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Abhol- und Zustelldienste an, um Ihre aktiven Papierablagen abzuholen und einzuscannen – und zwar wen nötig innerhalb eines Werktages.

Die vier Hauptarbeitsschritte im Scanning Prozess

Der Dokumenten-Scanning-Prozess hat 4 Hauptschritte:

  • Dokumentvorbereitung,

  • Scannen,

  • Indizieren,

  • Qualitätskontrolle & Speichern der Daten

Dokumentvorbereitung

Das ist meistens der wichtigste Teil bei jedem Projekt. Es handelt sich hierbei um den Vorgang, um die Papierdokumente zum Scannen bereitzustellen. Es kann ein sehr zeitraubender Prozess sein, muss aber richtiggemacht werden, um ein erfolgreiches Scanning Projekt zu gewährleisten.

Für Aufträge die verschiedene Dokumentenarten beinhalten, führen wir immer für jeden Typ die notwendigen Testings durch, bis eine optimale Bildqualität erreicht ist.

Im Einzelnen müssen im Vorbereitungsprozess folgende Tätigkeiten durchgeführt werden:

  • Entfernen von Bostitchen und Büroklammern aus Ordnern, Mappen oder

  • Entfaltung von Seiten, um sicherzustellen, dass Seiten nicht zusammengeklebt sind

  • Dokumentenreparatur von Rissen und Löchern

  • Einfügen von Dokumenten- oder Stapeltrennern für die Wiedererkennung beim Digitalisierungsprozess und der Wiederherstellung des Originaldokumentenstapels.

  • Trennen nach Kundenvorgabe für die spezifische Dateigestaltung

Scanning

Dies ist der Prozess der Umwandlung des Papierdokuments in ein digitales Format. Dabei gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, die die Datenqualität beeinflusst. Einerseits die DPI-Einstellungen oder ob Sie beispielsweise in schwarz/weiss oder Farbe scannen. Je höher dabei die DPI-Einstellung auf dem Scanner ist, desto grösser ist die Dokumentgrösse. Industriestandard für die meisten Business Class Dokumente ist 200-300 DPI, gescannt in schwarz und weiss. Das PDF und die TIFF Datei sind die bevorzugten Dateiformate für das Scannen und die anschliessende Nachbearbeitung. Es gibt einige grossartige Kompressions-Tools für das Optimieren von sehr grossen Dateien oder Farbbildern, die dazu beitragen die gesamte Dateigrösse auf ein Minimum an Grösse zu reduzieren ohne dass dabei die Qualität stark beeinträchtigt wird..

Indizieren

Dies ist der Prozess der Zuweisung von Metadaten oder Schlüsselsuchbegriffen zu Dokumenten. Dies ist ein sehr wichtiger Teil des gesamten Scanning Projekts, denn wenn die Dokumente nicht korrekt markiert sind, können Sie sie hinterher nur sehr schwer in einem DMS System finden.

 

Qualitätskontrolle der Daten und das Speichern in einem Dokumentenverwaltungssystem

 

Daten sind nur immer so gut wie diese bereitgestellt werden. Dazu werden alle digitalen Seiten meist bereits während des Scanningvorganges in die richtige Position gestellt, leere Blätter automatisch gelöscht und Bilder in ihrer bester Ansicht aufbereitet. Kontraste und Helligkeiten werden mit einer professionellen Software ebenfalls automatisch ins rechte Licht gerückt wie auch gelöcherte Blätter automatisch mit der passenden Farbe aufgefüllt werden. Stimmt einer oder mehrere dieser Einstellung nicht, kann manuell nachjustiert werden, bis die Qualität der Daten den Anforderungen entspricht.

In manchen Fällen erfolgt der Schritt des Speicherns automatisch, da die Scanner-Software mit der Dokumentenverwaltungssystem verbunden ist. Ist dies nicht der Fall, so werden im Anschluss an die Indizierung die digitalen Dateien in das DMS ab einer Festplatte importiert. Die sorgfältige Auswahl eines geeigneten DMS Systemes ist sehr wichtig und hinsichtlich der Leistungen und Funktionalitäten die zu erbringen sind, nicht zu unterschätzen.

Wir bei Staub Scanning beraten Sie gerne und sichern Ihnen, einen sorgfältigen und schnellen Express Scanning Service zu.

Kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Telefon 044 829 33 00

Besuchen Sie uns gleich auf unserer Webseite www.staubscanning.ch

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By |2018-11-26T07:12:07+00:00October 15th, 2018|Uncategorized|0 Comments