Warum wir die Dokumenten Digitalisierung lieben (und das sollten Sie auch)

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Warum wir die Dokumenten Digitalisierung lieben (und das sollten Sie auch)

Warum wir die Dokumenten Digitalisierung lieben (und das sollten Sie auch)

Experten sind sich einig – Digitalisierung bringt zahlreiche Vorteile. Wie sehen das jedoch die Mitarbeiter in einem Unternehmen? Empfinden Sie die Vorzüge deutlich oder besteht immer noch eine gewisse Angst gepaart mit Vorbehalten gegenüber der modernen Bürotechnologien?

Eine gemeinsame Studie von dem Markt- und Meinungsforschungsunternehmen Statista und Adobe hat jetzt Licht ins Dunkle gebracht.12 Für die „Digital Workplace“-Studie wurden insgesamt 1008 Personen unterschiedlichen Alters und aus verschiedenen Branchen befragt. 75 Prozent der Befragten sind Angestellte in mittleren bis leitenden Positionen, welche vor allem aus den Bereichen IT, Banken und Versicherungen stammen.

Zusammengefasst kann vorweggenommen werden, dass über die Hälfte der Befragten angibt, dass der technologische Fortschritt ihr Arbeitsleben deutlich vereinfacht. Im Folgenden sehen wir uns die Ergebnisse der Studie im Detail an.

Klarer Zeitgewinn durch moderne Technologie

Typischerweise verbringt ein Wissensarbeiter durchschnittlich 25 Stunden pro Woche mit administrativen Tätigkeiten. Im Klartext heisst das, dass mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit für repetitive und unkreative Dinge wie Drucken, Scannen, Senden und Verwalten von Dokumenten aller Art verloren geht. Insbesondere, wenn bei diesen Prozessen eine Panne auftritt, kann es zu empfindlichen Verzögerungen von Projekten kommen. Überstunden, Frust und Stress sind die Folge.

Entsprechend empfinden die Befragten den technischen Fortschritt als eine deutliche Erleichterung, denn diese Aufgaben sind mit der Zeit Dank moderne Technologien und Digitalisierung deutlich einfacher geworden. So stimmten 56% der Aussage zu: «Wenn ich meinen heutigen Arbeitsalltag mit dem vor ein paar Jahren vergleiche, dann haben sich durch den technologischen Fortschritt viele Aufgaben vereinfacht.»

Einfacherer und vor allem schnellere Arbeitsabläufe geben den Mitarbeitern mehr Zeit, für kreative Tätigkeiten.

Echter Mehrwert: die elektronischer Unterschrift

Die Einführung der elektronischen Unterschrift ist eine der beliebtesten technologischen Errungenschaften der Befragten. So gaben ca. 66 Prozent an, dass die elektronischen Unterschriften sehr hilfreich seien und jede Menge Zeit und Nerven sparen würden. Noch zwei Jahre vorher waren es ein Viertel weniger.

Früher musste man einen Kaufvertrag z.B. ausdrucken, unterschreiben und dann dem Vertragspartner zukommen lassen. Wenn dann beispielsweise eine Unterschrift gefehlt hat, oder ein kleines Detail geändert werden musste, ging der ganze Prozess von vorne los. So kamen schnell mehrere Tage Verzug zusammen. Anders mit der digitalen Unterschrift, da alles egal von welchem Ort aus sofort korrigiert werden kann. Was vorher Tage gedauert hat, dauert jetzt Minuten.

Auf persönliche Kommunikation wird Wert gelegt

Auch wenn die 54 Prozent der Befragten Chat- und Messagenger-Systeme positiv bewerten, sind sich die Befragten dennoch einig, dass direkter persönlicher Kontakt unter Kollegen wichtig und positiv ist. Auch auf «echte» Meeting und Besprechungen möchten die Befragten nicht verzichten.

Die Möglichkeiten, die Chat, Videokonferenzen und Messenger-Systeme bieten, werden vor allem für Situationen positiv bewertet, in den Kollegen sich nicht am gleichen Ort befinden. Wichtig ist hier neben der Kommunikation auch der Datenaustausch.

Automatisierung und Digitalisierung von Dokumenten

Knapp 50 Prozent der Studien Teilnehmer bewertet eine digitalisierte und automatisierte Zeiterfassung als positiv

43 Prozent begrüssen eine sichere digitale Dokumentenablage als wichtiges Plus. Interessanterweise war dies vor allem in der Versicherungsbranche ein wichtiges Thema.

Positiv empfunden wurden vor allem die Tracking Funktionen eines digitalen Archivierungssystems (28 Prozent). Weiter punktete die  ortsunabhängige Verwaltung von Dokumenten (25 Prozent).

Fazit warum wir die Dokumenten Digitalisierung lieben

Die Studie belegt, dass vor allem sogenannte Wissensarbeiter, die von Experten schon lange angepriesenen Vorteile der Digitalisierung erkennen, positiv empfinden und einen echten objektiven Nutzen für sich selbst, Ihre Arbeitswelt und den Unternehmenserfolg wahrnehmen.

Dies zeigt, dass mittlerweile eine echte Offenheit für digitale Prozesse und innovative technische Entwicklungen besteht, die vor einigen Jahren noch nicht vorhanden waren.

Da nun immer mehr Mitarbeiter die Vorzüge erkennen, ist in Zukunft einen wesentlich rasantere und spannendere Entwicklung vorherzusehen – denn so langsam ziehen wirklich alle Beteiligten am gleichen Strang. Verstärkt wird dies sicherlich auch, mit einer immer neuen Generation an Mitarbeitern, die diesen Trends generell offener gegenüberstehen.

Essenziell bleibt für den unternehmerischen Erfolg, dass man weiterhin digitale Prozesse und Tools in ihren Unternehmensalltag integriert und das Menschen und Technologien am modernen Arbeitsplatz in Harmonie zusammengebracht werden.

Erfahren Sie heute mehr zum digitalen Arbeitsplatz. Gerne beraten wir Sie unabhängig, rufen Sie uns an 044 829 33 00

http://www.staubscanning.ch

1https://blogs.adobe.com/documentcloud/de/digital-workplace-studie/

2https://www.basicthinking.de/blog/2018/10/22/digitalisierung-arbeit-new-work/

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By |2019-01-13T11:12:00+00:00January 13th, 2019|Uncategorized|0 Comments