Warum müssen Sie das Dokumenten Scanning Services outsourcen und papierlos werden?

//Warum müssen Sie das Dokumenten Scanning Services outsourcen und papierlos werden?
Warum müssen Sie das Dokumenten Scanning Services outsourcen und papierlos werden?

Warum müssen Sie Dokumenten Scanning Services outsourcen und papierlos werden?

Vielen Unternehmern ist mittlerweile klar, dass das papierlose Büro die Zukunft ist. Zur Digitalisierung gehört zunächst auch das Scannen von Bestandsdokumenten – und das kann ein enormes Arbeitspensum mit sich bringen. Ist erstmal alles umgestellt, so sind die Arbeitsabläufe einfacher, schneller, preiswerter und wesentlich flexibler. Aber was ist mit all den Dokumenten, die man derzeit nur in Papierform hat? Kann man das alles selbst scannen und ordnen? Oder ist es besser, das Thema outzusourcen und sich um sein eigenes Core-Business zu kümmern? Wir geben Ihnen in diesem Beitrag die Antwort!

Digitalisieren ist mehr als nur scannen!

Viele Menschen denken bei der Umstellung auf papierloses Büro und Digitalisierung zunächst einfach an das Scannen sämtlicher Bestandsdokumente. Die Vorstellung, dass es mit simplem Scannen getan ist, ist sehr weit verbrietet. Allerdings merken die meisten Menschen von selbst, dass es damit bei Weitem nicht getan ist. Denn einfach nur alles in PDF oder ähnlichen Formaten im Computer zu haben, löst ja noch lange nicht das Problem der Archivierung. Schliesslich muss man hinterher die Dokumente finden können, verschiedenen Nutzern zur Verfügung stellen, wissen, wer die Dateien hat und vieles mehr. Kurz – nach dem Scannen müssen die Dokumente in ein angemessenes Dokumenten Management System eingespeist und dort nach einem passenden System organisiert werden.

Scannen ist nicht so einfach, wie man denkt

Natürlich ist es einfach, eben mal schnell einen zwei Seitigen Brief, einen kleinen Vertrag oder eine einzelne Rechnung zu scannen. In den meisten Fällen haben Unternehmen, die digitalisieren möchten jedoch tausende von Bestandsakten und Dokumenten. Man muss also einen echten Papierberg scannen und viele Unternehmen fragen sich natürlich, wer das alles machen soll. Denn die Mitarbeiter müssen ja auch noch die normalen und wahrscheinlich wesentlich wichtigeren Aufgaben erledigen und können nicht tagelang am Scanner stehen.

Das nächste Problem, vor welches sich Unternehmen gestellt sehen, ist, dass normalerweise die wenigsten Unternehmen wirklich professionelle Scanner ihr Eigen nennen. Ein spezialisiertes Unternehmen hat Hochleistungsscanner, die unglaubliche Mengen an Dokumenten in kürzester Zeit scannen können.
Hinzu kommt auch noch, dass viele Dokumente keine Standardmasse haben. Insbesondere Pläne, Plakate oder auch juristische Papierformate können Probleme bereiten.

Merkmale von professionellen Scannern:

• Grosse Kapazitäten zum Digitalisieren von bis zu 350.000 Blatt pro Tag
• die Scanner arbeiten sowohl im Simplex- als auch im Duplexverfahren
• Scannen in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß möglich
• hohe Auflösung typischerweise zwischen 200 und 400 DPI
• zahlreiche Optionen zur Dateiausgabe der Dokumente
• Digitalisierung von Unterlagen im Format DIN A0, DIN A1, DIN A2, DIN A3, DIN A4 bis hin zu DIN A8 ist möglich

Outsourcen ist die beste Option

Aus allen angeführten Gründen ist das Outsourcen sicherlich die beste Option. Denn ein auf Scannen und Digitalisieren spezialisiertes Unternehmen versteht sein Handwerk und konzentriert sich allein auf diese Aufgabe, während abgestellte eigenen Mitarbeiter oft durch andere Dinge abgelenkt werden und dann eventuell Akten übersehen oder durcheinanderbringen können.

Zudem kann es auch zu einer unvollständigen oder mangelhaften Archivierung kommen, die dann Dokumente gar nicht oder nur sehr schwer auffindbar macht.
Das Scannen vom Profi ist wesentlich schneller und qualitativ hochwertiger als das Scannen mit eigenen Geräten.
Der Service eines professionellen Scanning Services wie beispielsweise Staubscanning umfasst folgende Aspekte der Digitalisierung:

• Typischerweise werden die Akten bei Ihnen abgeholt und in Sicherheitsbehältern in das Scanning Unternehmen transportiert.
• Die Akten werden auf das Scannen vorbereitet. Dies bedeutet das ausmustern von Dokumenten, die nicht gescannt werden sollen, das Sortieren und Klassifizieren der restlichen Akten.
• Scannen der Akten mit topmodernen Hochleistungsscannern.
• Die digitalen Dokumente werden spezialisiertem Fachpersonal überprüft.
• Die digitalen Dokumente werden importfertig für Ihr Dokumentenmanagementsystem aufbereitet.
• Die Akten werden digital im System des Unternehmens gespeichert.
• Die Alt Akten werden sachgemäss zurück in Ihr Unternehmen transportiert.
• Auf Wunsch vernichtet das Scanning Unternehmen die Alt Akten datenschutzgerecht.

Wir bei Staubscanning passen unsere Prozesse den Bedürfnissen des Kunden an und planen den gesamten Prozess in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Die Durchführung erfolgt gemäss den vom Kunden gegebene Richtlinien.

Rufen Sie heute an und arbeiten morgen bereits papierlos und digital, 044 829 33 00

Besuchen Sie für weiterführende Informationen unsere Webseite: www.staubscanning.ch

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By |2019-01-08T08:02:55+00:00December 9th, 2018|Scanning und digitalisierten Dokumente|0 Comments