Warum liegt die digitale Dokumenten Archivierung voll im Trend und was können Sie tun um Heute anzufangen?

//Warum liegt die digitale Dokumenten Archivierung voll im Trend und was können Sie tun um Heute anzufangen?
Warum liegt die digitale Dokumenten Archivierung voll im Trend und was können Sie tun um Heute anzufangen?

Warum liegt die digitale Dokumenten Archivierung voll im Trend und was können Sie tun um Heute anzufangen?

„Hilfe! Mein Dokument ist weg, weil der Computer abgestürzt ist, ich habe überall gesucht, aber ich finde den alten Vertrag nicht, mein Kollege hat die neueste Preisliste und den Produkt Katalog mit auf Dienstreise genommen und ich kann die Kopie nicht finden, mein Auto hatte eine Panne und ist in der Werkstatt und ich könnte zuhause arbeiten, aber alle wichtigen Dokumente sind im Büro“ – diese und ähnliche Hilferufe hört man immer wieder. Es gibt sogar entsprechende Studien, die belegen, dass der durchschnittliche Büroangestellte im Schnitt 22 Minuten pro Tag mit dem Suchen von Dokumenten und mit dem Warten auf das Hochfahren der oder auf Antwort von technischen Geräten verbringt. Das macht pro Jahr ca. 20 Arbeitstage. 2o komplette Tage, die man gewinnbringender und kreativer in anderen Bereichen oder mit anderen Tätigkeiten verbringen könnte.

Sparen Sie Zeit durch Digitalisierung

Die überragende Mehrzahl der Dokumente in einem Unternehmen liegen bereits in digitaler Form vor. Was in vielen Fällen fehlt ist ein leistungsfähiges Dokumenten Management System (DMS), mit dem diese Dokumente erfasst, archiviert und dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden können. Allerdings sind vielen Menschen die großen Vorteile der Digitalisierung noch nicht wirklich klar. Hinzu kommt gerade bei älteren Mitarbeitern eine gewisse Scheu vor der Technik und die Angst, dass sie nicht mit der modernen Bürotechnologie zurechtkommen könnten.

Vorteile der Digitalisierung

  • Sie sparen sich unglaublich viel Platz. Denn Archive mit monströsen Papier- und Aktenbergen sind nicht mehr nötig.
  • Sie sparen Zeit, denn das Durchwühlen der Papierberge und durchstöbern der Aktenordner gehören der Vergangenheit an
  • Alle Dokumente sind zu jeder Zeit für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar. Denken Sie z.B. an einen wichtigen Vertrag, den sowohl der Kundendienst, als auch die Rechtsabteilung und ebenfalls der Vertriebschef zur gleichen Zeit benötigen. Im Falle der Digitalisierung kann sich jeder Beteiligte das Dokument zu jeder Zeit auf seinen Bildschirm holen, auf den Computer runterladen, etc.
  • Auch Außendienstmitarbeitern stehen egal an welchem Ort und zu welcher Zeit alle Dokumente, wie z.B. Politiken, Preislisten, Verträge, Korrespondenz, etc. zur Verfügung
  • Mit der Digitalisierung ist der mobile Arbeitsplatz Realität geworden
  • Schäden und Verlust von wichtigen Dokumenten durch Brand und Wasser gehören der Vergangenheit an.
  • Sie tun aktiv etwas für den Umweltschutz, indem Sie unnötige Papierberge vermeiden.

Wie sieht ein gutes Daten Management System (DMS) aus?

Es muss ganz klar gesagt werden, auch die beste und professionellste Digitalisierung der Bestandsdokumente und die Einführung entsprechender Firmenpolitiken zur Digitalisierung aller Dokumente nützen nichts, wenn man nicht ein wirklich hochwertiges, benutzerfreundliches und leistungsstarkes Dokumenten Management System benutzt. Denn dieses hilft, alle Dokumente perfekt zu organisieren und diese für alle Beteiligten sofort und einfach auffindbar zu machen.

Das DMS ist ein zentrales, strukturiertes Wissensmanagement und nicht einfach ein simples Archivierungssystem.

Dies muss ein gutes System können:

  • Alle Dokumente und Daten gelangen auf einfachem Wege ins elektronische Archiv – eine falsche Ablage wird so gut wie möglich verhindert.
  • Das System verfügt über eine intelligente Suchfunktion und erlaubt das Auffinden des gewünschten Dokumentes in Sekunden.
  • Gesetzliche Archivierungspflichten werden automatisch eingehalten.
  • Das System ist benutzerfreundlich und kein Mitarbeiter benötigt ein Aufbaustudium in Informatik, um es verstehen zu können. Wirklich jeder Mitarbeiter muss damit problemlos umgehen können, nicht nur technikbegeisterte Youngster
  • Es stehen demgemäß verschiedene Oberflächen zur Verfügung, je nach Benutzer Profil. Denn nicht jeder Mitarbeiter muss Zugang zu allen Dokumenten besitzen. Dies kann auch sehr zum Datenschutz beitragen.
  • Anwendungen sind auf intelligente Weise verknüpft, so dass Arbeitsprozesse zusätzlich vereinfacht werden.

Warum sollten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Die digitale Archivierung liegt am Puls der Zeit. Durch die Digitalisierung Ihres Unternehmens bekommen Sie nicht nur die offensichtlichen Vorteile, die wir oben beschrieben haben geboten, sondern Sie machen auch Ihren Kunden und Lieferanten gegenüber ein eindeutiges Statement: Sie sind als Unternehmen auf dem neuesten Stand, modern, offen und innovativ.

Informationen sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zur Hand hat, verschafft sich im digitalen Zeitalter wertvolle Wettbewerbsvorteile.

Waren früher digitale Archivierungssysteme kostspielig und standen eher großen Unternehmen zur Verfügung, so sind sie mittlerweile auch für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich und sind wirklich erschwinglich.

Empfehlenswert ist es allerdings, sich bei der Erarbeitung eines Konzeptes für die Digitalisierung des Unternehmens, sowie bei der Erfassung der Bestandesdokumente (Scanning) die Hilfe eines professionellen Dienstleistungsanbieter zu sichern. Dies garantiert Ihnen eine optimale Digitalisierung und Datenmanagement von Anfang an. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter in den Prozess mit einbezogen werden, damit sie hinter dem Ergebnis stehen und das digitale Dokumenten Management System auch wirklich in vollen Zügen nutzen können.

Sie können uns jeder Zeit unter 044 829 33 00 kontaktieren, wir helfen Ihnen gerne weiter und beraten Sie neutral und objektiv!

Besuche Sie uns auf unserer Webseite www.staubscanning.ch

Other Articles

26 November 2018

Warum ist es in Ordnung, einen Spezialisten für die Digitalisierung um Hilfe zu bitten?

Warum ist es in Ordnung, einen Spezialisten für die Digitalisierung um Hilfe zu [...]

15 November 2018

Wie Sie mit Dokumentendigitalisierung Ihr Geschäft erblühen lassen und die Kosten niedrig halten

Wie Sie mit Dokumentendigitalisierung Ihr Geschäft erblühen lassen und die Kosten niedrig [...]

14 November 2018

Das Dokumenten Management System (DMS) – viele Vorteile für das Unternehmen

Das Dokumenten Management System (DMS) - viele Vorteile für das Unternehmen Obwohl [...]

By |2018-11-26T07:00:18+00:00November 15th, 2018|Uncategorized|0 Comments