Warum ist es in Ordnung, einen Spezialisten für die Digitalisierung um Hilfe zu bitten?

//Warum ist es in Ordnung, einen Spezialisten für die Digitalisierung um Hilfe zu bitten?
Warum ist es in Ordnung, einen Spezialisten für die Digitalisierung um Hilfe zu bitten?

Warum ist es in Ordnung, einen Spezialisten für die Digitalisierung um Hilfe zu bitten?

 

In jedem Geschäftsbereich gibt es manchmal Situationen und Aufgaben, die man am besten einem Spezialisten überlässt. Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen sind diese speziellen Aufgaben oft zeitlich begrenzt, d.h. sie müssen nicht immer durchgeführt werden. Würde man also eventuell Personal einstellen, um diese Aufgabe zu erledigen, könnte dieses nach einer gewissen Zeit überflüssig werden. Zum anderen sind bestimmte Aufgaben auch heikel und sollten wirklich von erfahrenen Spezialisten durchgeführt werden, und nicht von Mitarbeitern, die eben mal schnell dafür abgestellt wurden. Oft sind mit spezialisierten Aufgaben auch spezielle technische Geräte oder Kenntnisse verbunden, die man nicht zur Verfügung hat.

Kurz: Es gibt gute Gründe, warum für bestimmte Themen auf Outsourcing zurückgegriffen wird. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist ganz sicher eines davon!

 

Warum überhaupt digitalisieren?

Durch Digitalisieren schaffen Sie Platz, verhindern Papierberge, lassen Ihre Mitarbeiter effizienter und angenehmer arbeiten und bieten Ihren Kunden einen wesentlich besseren Service. Mehr zu diesem Thema finden Sie unter diesem Link: (Link zu einem bestehenden Beitrag über die Vorzüge des Digitalisierens)

 

Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft – die Spezialisten kümmern sich um die Digitalisierung

Es ist wesentlich wirtschaftlicher und gewinnbringender, wenn Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während sich ein spezialisiertes Team um die Digitalisierung Ihrer Dokumente kümmert.

Das kompetente Scannen und Digitalisieren gehört aus verschiedenen Gründen in die Hände von Fachleuten, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen, wo in der Regel keine entsprechendes Fachpersonal vorhanden ist.

 

Erarbeiten eines professionellen und schlüssigen Digitalisierungskonzeptes

Auch wenn man als Laie denkt, man wisse worauf es ankomme, ist dies in aller Regel ein Trugschluss. Obwohl wir alle schon mal was über Blinddarmoperationen gehört oder gelesen haben, oder eventuell auch schon eine am eigenen Leib erfahren haben, heißt das noch lange nicht, dass wir diesen Eingriff vornehmen können. Es gibt Spezialisten aus einem guten Grund. Durch langjähriges Studium und Praxiserfahrungen in unterschiedlichen Unternehmen und Branchen, weiß ein Fachmann, worauf es ankommt und kann dementsprechend ein auf Ihr Unternehmen individuell und speziell zugeschnittenes Konzept erstellen. Und ein durchdachtes Konzept und Plan zur Digitalisierung ist die Grundlage des erfolgreichen Unterfangens.

Die Profis analysieren Ihren Scan- und Digitalisierungsbedarf und stimmt dann das Projekt direkt auf Ihre individuellen Anforderungen ab.

 

Neueste Technologien zum Scannen und Digitalisieren

Gerade bei einem Erstprojekt, d.h. wenn grosse Mengen von Bestandsakten eingescannt werden müssen, braucht man modernste Geräte, die diese Aufgabe gut und vor allem schnell meistern. Das gleiche gilt für das anschließende Vernichten der digitalisierten Papierdokumente. In der Regel sind solche Geräte in einem normalen Unternehmen nicht vorhanden.

Das Vorbereiten der Dokumente auf das eigentliche Scannen (z.B. Entfernen der Büroklammern, Heftklammern, Herausnehmen aus Aktenordnern, etc.), der Scann Vorgang von hunderten bzw. tausenden von Dokumenten (denken Sie nur an Verträge, Korrespondenz, Jahrespläne, Kataloge, Preislisten, Firmenpolitiken, Gebrauchsanleitungen, etc.) und das anschließende digitale Erfassen und Vernichtung der obsoleten Papierdokumente.

 

 

Kenntnisse über die geeignetsten Softwareprogramme zur Datenverwaltung

Der Spezialist kennt sich mit den unterschiedlichen Datenmanagementsystemen, die auf dem Markt erhältlich sind aus und kann Ihnen das richtige empfehlen. So können Sie sicher sein, die bestmögliche Lösung für Ihre Bedürfnisse gefunden zu haben. Zudem werden alle alten Dokumente entsprechend korrekt abgelegt und gespeichert und das Personal am Ende geschult, wie die neuen Dateien ab sofort behandelt werden müssen.

Das stundenlange Suchen nach verschollenen Aktien und Dokumenten findet somit ganz sicher ein Ende.

 

Optimaler Datenschutz nach gesetzlichen Richtlinien für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente und Akten

Datenschutz ist überaus wichtig und unsere Spezialisten wissen, wie sie mit Ihren wertvollen Dokumenten und sensiblen Informationen korrekt umgehen müssen. Ihre Akten und Dokumente werden vom Spezialisten nach den Vorgaben des schweizerischen Datenschutzes und der Europäischen Datenschutzverordnung verwaltet.

Diese Serviceleistungen können Sie vom Profi erwarten:

  • Analyse der Anforderungen Ihres Unternehmens an Scanning und Digitalisierung
  • Abholung der Akten und Dokumente
  • Vorbereitung der Akten und Dokumente auf das Scannen
  • Scannen der Akten und Dokumente mit Hochleistungsscannern
  • Aufspielen von OCR/ICR der digitalisierten Daten mit spezieller Software
  • Indexierung und Metadaten
  • Extrahieren von Formulardaten und vordefinierten Werten
  • Zurverfügungstellung der digitalisierten Akten und Dokumente auf der SecureCloud
  • Fachgerechte Vernichtung der alten Dokumente in Papierform oder Rücktransport Ihrer Akten

Erfahren Sie noch mehr über unseren Scanning & Archivierungsservice, kontaktieren Sie uns unter 044 829 33 00

Besuchen Sie uns heute unter www.staubscanning.ch

 

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