Option Verknüpfung zu vorhandenen ERP und DMS Systemen spart Zeit und Geld

//Option Verknüpfung zu vorhandenen ERP und DMS Systemen spart Zeit und Geld
Option Verknüpfung zu vorhandenen ERP und DMS Systemen spart Zeit und Geld
Option Verknüpfung zu vorhandenen ERP und DMS Systemen spart Zeit und Geld

ERP und DMS Systeme waren in den Anfängen vor allem für die Nutzung in Grossunternehmen vorgesehen. Mittlerweile sind sie allerdings auch aus kleinen bis mittelständischen Firmen kaum noch wegzudenken.
Beide Softwarelösungen sollten jedoch integriert sein und sämtliche Digitalisierungsanstrengungen im Unternehmen mit beiden funktionell abgestimmt werden um ein grösstmögliches Ersparnis an Zeit und Geld zu erreichen, bei gleichzeitiger Prozessoptimierung und Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter.
Was ist ein ERP System?
ERP steht für den englischen Begriff Enterprise Ressource Planning. Dabei handelt es sich umUnternehmenssoftware, die alle geschäftsrelevanten Daten und Prozesse eines Unternehmens erfasst und darstellt, um so die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu verwenden. Zudem werden repetitive Prozesseautomatisiert, was Zeit und letztlich natürlich Geld spart.
ERP-Systeme umfassen alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens, angefangen von bei der Entwicklung und Planung über die Produktion, Distribution und Logistik bis hin zur Auftragsabwicklung und der Buchhaltung.
Es werden also mit Hilfe der Software Daten aus sämtlichen Bereichen eines Unternehmens zusammengetragenund anschließend integriert. Auf diese Weise können sie in einem nächsten Schritt miteinander verbunden werden und ermöglichen koordinierte Prozesse auf allen Ebenen. So können beispielsweise Informationen aus dem Lager, der Produktion und der Buchhaltung sinnvoll miteinander verknüpft werden.
Die klassischen Anwendungsbereiche von ERP-Software sind somit:
  • Warenwirtschaft 
  • Produktionsplanung und -steuerung (PPS)
  • Rechnungswesen (Finance & Controlling)
  • Lohnabrechnung (Payroll) 

Zusätzlich bieten viele ERP-System auch Funktionalitäten in angrenzenden Bereichen an, wobei hierbei vor allem folgende zu nennen sind:

  • Dokumentenmanagement (DMS),
  • Personalmanagement (HR),
  • Business Intelligence (BI),
  • Service Management,
  • Customer Relationship Management (CRM) 
  • E-Business 
Da es in diesem Artikel um die Schnittstellen zwischen ERP und DMS-Systemen geht, gehen wir an dieser Stelle lediglich auf das DMS-System näher ein.
DMS – Dokumentenmanagement
Im Zeitalter der Digitalisierung des Arbeitsplatzes spielen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) eine wichtige Rolle. Die Informationsflut wächst ständig und muss effektiv verwaltet werden, um maximale Vorteile daraus zu ziehen. Für Unternehmen ist dies ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg geworden.
Das schnelle Auffinden von geschäftsrelevanten Informationen kann durch leistungsstarke DMS/ECM-Software erheblich effizienter gestaltet werden.
Als Folge davon steigt die Nachfrage nach Dokumentenmanagementsystemen in den verschiedensten Bereichen und Branchen kontinuierlich.
Zusätzlich werden die Funktionsbereiche von DMS-Lösungen immer vielfältiger und die Zeiten der reinen Dokumentenverwaltung sind längst überwunden.
Neben den klassischen Komponenten wie
  • Inputmanagement (Scannen, Texterkennung)
  • E-Mail-Archivierung,
  • Dokumenten- und Aktenverwaltung
Kommen nun auch andere zum Einsatz, wie z.B.:
  • Output Management (Druckkostenoptimierung, Portooptimierung)
  • Workflow-Komponenten
  • Groupware-Funktionen zur standortübergreifenden Zusammenarbeit im Team (Kollaboration)
  • Reporting-Tools
Integration beider Systeme – ein unumgängliches Muss
Der grosse Wert jedes einzelnen dieser Systeme – ERP und DMS – ist sicherlich unumstritten. Da liegt es nur auf der Hand, dass die funktionelle Integration beider Softwarelösungen diese positiven Effekte nur potenzieren kann.
Daher sind heutzutage in vielen Unternehmen bestimmte Prozesse und Arbeitsabläufe durch die erfolgreiche Integration von ERP- und DMS-Systemen bereits optimiert:
Recherche
Ein gutes Praxisbeispiel ist die Recherche. Jeder kennt das, die Buchhaltung sucht verzweifelt nach einem Originalbeleg, der Kundendienst nach einem Reklamationsbrief, etc. Sind die elektronischen Archive integrierte, kann man mit einem einfachen Klick auf die entsprechende Textstelle oder Zahlenwert direkt zum archivierten Dokument gelangen – in Sekundenschnelle.
Rechnungseingangsprüfung
Ein häufig realisierter und in der Vergangenheit zeitraubender Prozess ist die Rechnungseingangsprüfung. Unter Verwendung einer integrierten Softwarelösung sieht dieser Prozess in etwa so aus:
  • Eingehenden Rechnungen werden gescannt und komplett in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse eingegliedert.
  • wichtige Informationen wie Bestell- und Rechnungsnummer, Bankverbindung sowie Zahlungskonditionen werden automatisch für das ERP-System extrahiert.
  • das System vergleicht die Belegdaten mit den vorhandenen Kreditorenstammdaten aus dem ERP-System, prüft sie gegen die Vertrags- und Bestellsysteme und bereitet die Rechnungsbelege für die Zahlung vor. 
Steuerung des Workflows zwischen DMS- und ERP-Software
Da es sich um äusserst komplexe Prozesse handelt, ist eine grafische, und somit benutzerfeundliche Anzeige des Workflows ein elementarer Aspekt. Daher besitzt eine gute ECM-Software grafische Editoren für Workflows sowie eine grafische Anzeige des Workflows für den Anwender. So kann ein Sachbearbeiter in einer grafischen Anzeige an seinem Computer auf einen Blick sehen, wer vor ihm an dem entsprechenden Dokument gearbeitet hat und wer nach ihm weitere Bearbeitung vornimmt. Er kann Kommentare einfügen, Bearbeitungszeiten einsehen und planen, etc. Auf diese Weise ist der Bearbeitungsvorgang sehr transparent und leicht nachvollziehbar. 
Fazit
Der Nutzen beider Systeme isoliert betrachtet ist den meisten Menschen klar und nahezu alle Unternehmen verfügen mittlerweile über diese Softwarepakete.
Aus naheliegenden Gründen ist man nun dazu übergegangen, beide System zu integrieren und vereinfacht dadurch in erheblichen Maβe bestehende Arbeitsprozesse der Unternehmen und kann somit weitere Ressourcen- und somit letztlich Geldeinsparungen verzeichnen.
Wir bei STAUB. Scanning | Archivierung kennen uns gut mit dem Thema aus, und beraten Sie gerne!
Rufen Sie uns an, 044 829 33 00

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