Lösungen für das papierlose Archiv finden – die Bedeutung einer kompetenten Beratung

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Lösungen für das papierlose Archiv finden – die Bedeutung einer kompetenten Beratung

Lösungen für das papierlose Archiv finden – die Bedeutung einer kompetenten Beratung

Elektronische Archivierung nimmt heutzutage stetig an Bedeutung zu. In der heutigen Zeit werden mehr und schneller Dokumente erzeugt, als je zuvor. Prozesse werden beschleunigt und schnelle Zugriffzeiten sowie dezentraler Zugriff werden immer wichtiger.

Vorteile, die für ein elektronisches Archiv sprechen

Die Vorteile der elektronischen Archivierung liegen auf der Hand, zu den wichtigsten zählen die folgenden:

  • Bei großem Dokumentenaufkommen bietet ein elektronisches Archiv Kostenvorteile, da es weniger Platz- und Organisationsbedarf benötigt.
  • Dokumente werden mittlerweile fast nur noch elektronisch erstellt, da ist es nur logisch, diese ebenfalls in einem elektronischen Archiv aufzubewahren, um einen Medienbruch zu vermeiden.
  • Ein elektronisches Archiv bietet den Vorteil einer sehr viel höheren Zugriffsgeschwindigkeit und komfortableren Recherchemöglichkeiten.
  • Ein sehr großer und bedeutender Vorteil ist der dezentrale Zugriff auf die Daten – in Zeiten, in denen der mobile Arbeitsplatz kontinuierlich an Bedeutung gewinnt, kann dieser Faktor nur betont werden.
  • Sicherungskopien aus denen das Archiv wiederhergestellt werden kann, lassen sich einfach und kostengünstig anfertigen.

Analyse der bestehenden Archivsituation und der Archivierungsprozesse

Bevor Sie sich nun an die Optimierung eines bestehenden digitalen Archivierungssystems oder eine komplette digitale Neugestaltung Ihrer herkömmlichen Archivierungsprozesse und Richtlinien machen können, muss unbedingt eine möglichst neutrale und objektive Analyse der aktuellen Situation vorgenommen werden. Dabei ist im Wesentlichen auf folgende Aspekte zu achten:

Definition und der Erstellung eines Anforderungsprofils (Soll-Profil) für das Archiv. Dieses kann in der Regel aus den Unternehmens- bzw. Qualitätszielen, Normforderungen oder Kundenforderungen abgeleitet werden.

Analyse und Bewertung der Archivierungsprozesse und Richtlinien gegen das Anforderungsprofil.

Erfassen der Meinung der Mitarbeiter und Führungskräfte in Bezug auf das bisher benutzte Archiv. Dieser Aspekt ist wichtig, um die gesamte Belegschaft zu motivieren und dem neuen Archivierungssystem zu verpflichten.

Erstellung eines sinnvollen elektronischen Archivierungssystems

Anhand der entdeckten Schwachstellen, sollte eine Optimierung oder komplette Neugestaltung der Archivierungsprozesse und -richtlinien erarbeitet werden. Hierbei müssen u.a. Aspekte wie

  • Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
  • Erhöhung der Sicherheit
  • Risikovermeidung im Haftungsfall
  • Dokumentation für das Qualitätsmanagementsystem berücksichtigt werden.

Auswahl und Implementation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Weiß man nun, wie die aktuelle Situation des Unternehmens in Sachen Archivierung aussieht, welches die Schwachstellen sind und welche Anforderungen man an ein digitales Archiv stellt, gilt es, ein entsprechendes Softwaresystem auszuwählen.

Generell versteht man unter Dokumentenmanagement die Methoden, Anweisungen und Prozesse für die Verwaltung, Lenkung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten. Dabei ist es unerheblich, ob dies in elektronischer Form – zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System bzw. Contentmanagement-System – oder klassisch in Papierform geschieht. In diesem Artikel interessiert uns jedoch ausschließlich die elektronische Form der Archivierung.

Je nach Anforderungen des Unternehmens kann Dokumentenmanagement dabei einen oder mehrere der folgenden Punkte umfassen:

  • Die Ablagestruktur
  • Die zur inhaltlichen und formalen Erschließung benutzten Deskriptoren und Attribute
  • Konventionen für die verwendeten Attribute (Namenskonventionen, Datumskonventionen etc.)
  • Prozesse und Prozesssteuerung (Workflowmanagement)
  • Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen
  • Berechtigungen und Verantwortlichkeiten
  • Versionierung
  • Schutzbedarfsbestimmung und Schutzbedarfsklassifizierung
  • Dokumentenvorlagen und Template

Das Dokumentenmanagement in einem Unternehmen kann dabei verschiedene Ebenen und Ausprägungen haben. Manche Regeln für den Umgang mit Dokumenten werden organisationsweit und andere nur abteilungs- oder standortbezogen definiert. Auch können einige eventuell nur intern gelten, während andere auch für Zulieferer und Kunden gelten.

Dokumentenmanagement ist also im Grunde nichts Neues. Allerdings hat es in unserer Zeit – dem so genannten Informationszeitalter – sehr an Bedeutung gewonnen. Dies kommt daher, dass:

  1. ständig größere Dokumenten- und Datenmengen anfallen,
  2. eine stetige Beschleunigung und Rationalisierung von Prozessen und Abläufen erfolgt,
  3. ein reibungsloser Dokumentenaustausch verlangt wird,
  4. eine starke Vernetzung der verschiedenen Bereiche und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens vorliegt.

Es ist also durchaus sinnvoll, Dokumentenmanagement bzw. generell das Informationsmanagement als eigene Disziplin zu betrachten und als eigene Organisationseinheit zu behandeln.

Warum die Hilfe eines kompetenten Beraters suchen?

Wie Sie mittlerweile wahrscheinlich beim Lesen unseres Beitrags selbst festgestellt haben, ist das Thema digitales Archiv sehr komplex. In der modernen Welt von heute ist es wichtig Dokumente und Belege digital zur Hand zu haben, schnell ausfindig machen zu können, von jedem Ort Zugang zu haben und diese einfach und sicher digital weiterleiten zu können.

Stellen Sie sich nun vor, Sie haben zeitgemäß alle Dokumente gescannt (oder scannen lassen) und stehen jetzt vor einem digitalen Datenberg. Wenn diese riesige digitale Datenmenge nicht wirklich gut durchorganisiert ist und leicht und schnell auffindbar ist, kann das ihr Unternehmen ins Schleudern bringen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen und ihre Kunden verunsichern oder verärgern.

Moderne Datenmanagementsysteme (DMS) bieten eine hervorragende Möglichkeit, ihr elektronisches Archiv gut zu organisieren und den Datenzugriff somit optimal zu gestalten. Ein professionell gestaltetes und aufgebautes System ist eine langfristige Investition, die sich 100% ausbezahlt.

Wie bereits zuvor geäußert, ist das Dokumenten- bzw. Informationsmanagement eine eigene Disziplin, für die es dementsprechend hochspezialisierte Fachleute gibt, die Ihnen bei dieser wichtigen Arbeit kompetent zur Seite stehen.

Wir bei Staub. Scanning | Archivierung beraten Sie gerne, wie Sie Ihre digitalen Dokumente effizient archivieren können und effizienter, schneller und flexibler die anfallenden Aufgaben erledigen können – papierlos, sicher und modern.

Rufen Sie uns unter der Rufnummer 044 829 33 00 an, oder senden Sie uns ein E-Mail info@staubscanning.ch – wir beraten Sie gerne und unverbindlich!

Besuchen Sie unsere Webseite https://www.staubscanning.ch/index.html

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By |2018-11-15T19:59:45+00:00November 14th, 2018|Uncategorized|0 Comments