Externe Aktenarchivierung mit Service on Demand: Befreien Sie Ihr Unternehmen vom Papier-Dschungel

 

Aktenarchivierung ist auch im Zeitalter der digitalen Medien für die meisten Unternehmen ein zentrales Thema, denn für diverse Dokumente besteht eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist. Die sachgemäße Aktenaufbewahrung, die immer den aktuellen Datenschutzvorschriften entsprechen muss, kann dabei nicht nur zeitraubend, sondern auch richtig teuer werden. Schließlich muss die regelmäßige Archivierung durch eine geschulte Person erfolgen und auch der nötige Raum für die Aufbewahrung der Akten muss vorhanden sein.

Viele Unternehmen nutzen daher mittlerweile die externe Aktenarchivierung mit „Service on Demand“, um den Arbeitsalltag weit effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten. 

 

Externe Aktenarchivierung – was ist das? 

Bei einer externen Datenarchivierung erfolgt sowohl der Archivierungsprozess als auch die Lagerung nicht mehr firmenintern. Statt sich selbst mit den gesetzlichen Vorschriften befassen zu müssen und kosten- sowie zeitintensive Arbeitsleistung in die datenschutzkonforme Aktenarchivierung zu investieren, geben Sie diesen Vorgang an ein externes Unternehmen ab. Dieses übernimmt für Sie alle Archivierungsschritte und verschafft Ihnen dadurch Zeit, sich auf Ihre eigentliche Profession zu konzentrieren. Bei STAUB erhalten Sie auf Wunsch den Komplettservice, wozu auch die Digitalisierung von Akten und die vorschriftsmäßige Vernichtung von Dokumenten zum Dienstleistungsangebot gehört.

 

Digitale Aktenarchivierung  

Eine elektronische Aktenarchivierung DMS kann massgeblich zur Beschleunigung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen beitragen. Es ist zudem auch ideal für Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht nur an einem Standort tätig sind.

Anstatt sich durch schwere Aktenordner zu arbeiten und Unmengen Papier von A nach B zu tragen, können Sie digitalisierte Akten mit wenigen Klicks aufrufen, bei Bedarf an Kollegen weiterschicken, und auch während einer Geschäftsreise am anderen Ende der Welt oder beim Pendeln in der Bahn übersichtlich einsehen. Durch moderne Technologie sind die digitalisierten Akten zudem nach Stichworten zielgerichtet und schnell durchsuchbar, was Ihnen die langwierige Suche durch Blätterberge erspart. Die Digitalisierung von bestehenden Akten ist allerdings mit einem einmaligen, großen Zeitaufwand verbunden und erfordert Fachwissen. Per Gesetz ist vorgeschrieben, dass elektronisch gespeicherte Dokumente revisionssicher sein müssen. Konkret bedeutet dies, dass die Unterlagen

  • im Original, also in der Ursprungsdatei, vorhanden sein und fälschungssicher aufbewahrt werden müssen, sodass eine Manipulation ausgeschlossen werden kann
  • unverlierbar sein müssen
  • jederzeit in voller Länge einsehbar sein müssen. Sämtliche Änderungsprozesse müssen klar dokumentiert und protokolliert werden, sodass etwaige Änderungen lückenlos nachvollzogen werden können
  • maschinell auswertbar, also lesbar sein müssen

Darüber hinaus muss die digitale Archivierung mittels einer sogenannten Verfahrensdokumentation belegt werden. Diese Verfahrensdokumentation umfasst sowohl die Beschreibung des gesamten Archivierungsprozesses, das Verarbeiten und Aufbewahren, die Vernichtung, sowie die Kontrollmaßnahmen der Firma während der Archivierung. Nur wenige Unternehmen haben die Kapazitäten, um diese Vorgänge in Eigenregie zu bewältigen. Mit Beauftragung einer externen Archivierungsagentur können Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumente in fachkundige Hände geben und haben dadurch zugleich die Möglichkeit, sich auch räumlich von unnötigem Ballast zu trennen. Sie gewinnen Platz in Ihren Büroräumen und zugleich Freiheit im Umgang mit Ihren Akten: Die Aktenschränke wandern in ein ausgewähltes Sicherheitsarchiv und auf die benötigten Daten kann jederzeit digital zugegriffen werden.

 

Service on Demand Aktenarchivierung 

Benötigen Sie für Ihre Arbeit eine bestimmte Akte, müssen Sie Ihren Anbieter für externe Datenarchivierung nicht persönlich aufsuchen und wie in alten Zeiten selbst in riesigen Aktenbergen auf die Suche gehen. Stattdessen bestellen Sie einfach und schnell telefonisch das gewünschte Dokument; haben Sie es digitalisieren lassen, wahlweise in elektronischer Form oder in Papierform. Die Akte wird Ihnen sodann je nach Dringlichkeit und gewünschter Form per E-Mail, Download, Post oder Kurier zugestellt. Somit sind die Unterlagen zwar jederzeit für Sie verfügbar, Berührungspunkte mit den betreffenden Akten bestehen jedoch nur dann, wenn Sie sie wirklich benötigen. Die Verwaltung und Organisation der Dokumente wird somit im sprichwörtlichen Sinne effizient ausgelagert.

 

Sicherheit bei der „Service on Demand Aktenarchivierung“  

Die sachgemässe Archivierung der Akten erfolgt durch ausgebildete Fachkräfte, die Ihre Dokumente in eigens dafür ausgelegten Räumlichkeiten aufbewahren.

Statt unter dem Dach zu verstauben oder die Büroschränke zu verstopfen, lagern Ihre Akten in Hochsicherheitsarchiven, die den gesetzlichen Vorschriften für die Aktenlagerung entsprechen. Vermeidbare Schäden durch unsachgemäße Lagerung oder ungeeignete Lagerorte wie feuchte Keller, werden bei dieser Form der Aktenarchivierung vermieden. Die Wahl der korrekten Aufbewahrung von Akten in Papierform, des passenden Archivierungssystems und auch die Kennzeichnung wird von geschulten Archivaren und Dokumentenlogistikern ausgeführt, sodass Ihre Daten optimal gesichert und sortiert sind. Der Augenmerk liegt klar auf Transparenz und Sicherheit und es werden hochmoderne Archivierungsmethoden angewendet, sodass Sie jederzeit über volle Sicherheit und Kontrolle für Ihre Dokumente verfügen.

Externe Datenarchivierung mit Service on Demand – flexibel und genau auf Sie zugeschnitten mit STAUB 

Der Zusatz „Service on Demand“ macht deutlich, worin der grösste Vorteil dieser Form der Aktenarchivierung besteht: Bei Bedarf erhalten Sie jederzeit genau die Akten, die Sie benötigen, ohne lange suchen oder sich sonst weiter mit dem Thema Aktenarchivierung befassen zu müssen.

Die Lösungen von Staub. Scanning | Archivierung werden dabei präzise nach Ihren Wünschen und Anforderungen ausgearbeitet, was durch unsere flexiblen Preis- und Lagerkonditionen ermöglicht wird. Gemeinsam mit unserem erfahrenen Team erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam Ihren Weg zur Aktenfreiheit, damit auch Ihr Unternehmen von optimierten Arbeitsprozessen und dem modernen, sowie effizienten Umgang mit Akten profitieren kann.

Kontaktieren Sie uns unverbindlich – wir beraten Sie gerne, umfassend und kostenlos

Tel.  044 829 33 00

Info  info@staubscanning.ch

Web www.staubscanning.ch