Express Scanning Ermöglicht Den Digitalen Arbeitsplatz

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Express Scanning Ermöglicht Den Digitalen Arbeitsplatz
Die Ziele grosser Unternehmen sind ehrgeizig; sie wollen ihre Papierberge loswerden und streben das schlanke und weitestgehend das papierlose Büro an. Die Wichtigkeit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes kann nicht oft genug betont werden. 

Wie bereits schon in unserem Blogbeitrag Schlankes Büro“ ausgeführt, müssen insbesondere kleine und mittelständige Unternehmen mit dem Trend zum papierlosen Büro und der Digitalisierung des Arbeitsplatzes unbedingt mithalten, um auf dem Markt konkurrenzfähig zu bleiben.
Mit dem Scannen von Papierdokumenten wird bereits ein kleiner Schritt in Richtung digitalen Arbeitsplatz unternommen. Tägliche Scanningarbeiten sind, sofern sie aus ähnlich wieder-kehrenden Zeiteinheiten bestehen durchaus sinnvoll. Mit den in  Büros vorhandenen Multifunktionsgeräten oder Einzelscanner kann durch Ihre Sekretärin oder dem Praktikanten die Vorbereit-ungsarbeiten wie das Sortieren, Entklammern, das Einscannen und die weitere Verarbeitung der digitalen Daten, bis hin zum fertigen elektronischen Dokument kostenüberblickend erledigt werden.
Mit dem plötzlichen Auftreten unerwarteter grosser Mengen an Dokumenten werden diese Routinearbeiten schnell stark erschwert. Zeitlich befristeter Erhalt von Akten und Dossiers die in ihrer Zusammenstellung nicht verändert werden dürfen oder verschweisste Mappen, Apostillen mit Sigeln, Projektdossiers, Berichten usw.  –versetzten Sie vor eine herausfordernde Lage.
Sie könnten natürlich in Versuchung kommen, nebenbei die Papierflut eigenhändig zu Kopieren oder zu Scannen und danach die Originaldokumente wieder in die ursprüngliche Reihenfolge zu bringen, doch bei genauem Hinsehen wird schnell klar, das sich ein solcher Aufwand leicht über einige Stunden unproduktiven Arbeitens teuer hinwegziehen wird.
Warum das Express Dokumenten Scanning vom Fachmann erledigt werden sollte, dazu führen wir Ihnen 3wissens– und lesenswerte Vorteile zum Thema professionellen Express Scanning Service auf.

Vorteile des professionellen Express Akten Scanning

 

Digitale Dokumente sind in kürzester Frist verfügbar

 

Ein professioneller Express Scanning Service arbeitet schnell, effizient und zuverlässig. Ihre Dokumente werden abgeholt und vorbereitet – d.h. sie werden entklammert, sortiert, gescannt und digitalisiert sowie auf Wunsch in den originalen Ausgangszustand zurück geordnet.  
Die elektronischen  Dokumente sind anschliessend sofort und auf Wunsch verschlüsselt direkt aus der geschützten online Datenbank beziehbar oder Sie erhalten die digitalen Dokumenten persönlich zugestellt. Somit vergeht wenig ungenutzte Zeit-das schnelle Weiterarbeiten ist planbar.  
Es ist die tägliche Arbeit der unserer Spezialisten. Jeder Handgriff sitzt und läuft schnell und reibungslos ab. Zudem hat der Mitarbeiter einer professionellen Scanning Firma nur diese eine Aufgabe und wird durch nichts Anderes abgelenkt. Ein Industriescanner vom Fachmann schafft mehr als 30,000 Seiten pro Tag. Somit geht der vom Profi durchgeführte Scanning Prozess wesentlich schneller – und das spart Zeit und Geld.

Maximale Datensicherheit beim Dokumenten Scanning durch den erfahrenen Fachmann

 

Ein kompetenter, gut ausgebildeter Mitarbeiter eines professionellen Scanning Unternehmens weiss, wie er mit den anvertrauten Dokumenten umgehen muss. Das Sortieren, Scannen und Digitalisieren sowie die Rückordnung wird konzentriert und gekonnt durchgeführt. Ein Durcheinanderkommen der Dokumente oder gar der Verlust oder das Übersehen von Akten sind praktisch ausgeschlossen. Für den Kunden Datenschutzsowie das anonymisierte Bearbeiten von Aufträgen sorgen Barcodes, welche die Informationen in sich tragen und nur mit speziellen Scannern auslesbar sind. Ein weiteres Beispiel ist das konsequente Verbot, Smartphones am Arbeitsplatz. Auch werden Unternehmen und Mitarbeiter rechtlich durch die Vertraulichkeitsvereinbarung in der Verantwortung verpflichtetsorgfältig und gewissenhaft mit Kundendaten umzugehen. Um diesen hohen Ansprüchen gerecht zu werden, müssen die Mitarbeiter der Firma STAUB. Scanning | Archivierung exakt nach strengen internen Vorgaben und vorgegebenen Prozessen arbeiten.

Elektronische Daten mit Qualität – Durchsuchbar und Rechtssicher

 
Ein professioneller Anbieter versieht die gescannten Dokumente mit sogenannten Metadaten, d.h. die Dokumente werden nach Ihren Wünschen indiziert. Auf diese Weise können die Daten übersichtlich in Ihrem System archiviert und schnell mit Hilfe der Suchfunktion aufgerufen werden. Zusätzlich sollten alle Dokumente in sich durchsuchbar sein. Dies ermöglicht die OCR-Funktion, die das gesamte Dokument nach Wort- oder Satzteilen durchsucht und als solch gefundene,  farblich hervorhebt. Ausserdem können längeren Dokumenten ein Inhaltsverzeichnis mit einer direkten Kapitel- oder Seitenverlinkung für die optimale Verwendung hinzugefügt werden. Rechtssichere Daten sind immer mit dem korrekten PDF/A  Attribut versehen um die Originalität des Dokumentes zu gewährleisten. Zusätzlich kann dem Dokument ein digitaler Zeitstempel hinzugefügt oder unter weiteren Möglichkeiten die Versionierung der Ausgabe im Dokument integriert werden.

Fazit

 
Der Trend ist eindeutig, Unternehmen wollen ihre Papierberge loswerden und setzen auf das schlanke und weitestgehend papierlose Büro. Denn, möglichst viele Dokumente zu digitalisieren bedeutet, ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung zu gehen. Das digitale Office macht Ihr Unternehmen effizienter und lässt es kosteneffektiver arbeiten.  Die Kostenersparnisse fallen deutlich ins Gewicht, zudem können Sie ein wesentlich besserer und effizienteren Kundenservice anbietenLetztlich tragen Sie auch einen kleinen aber wichtigen Beitrag zur Umwelt hinzu.
Je umfassender und moderner der Digitalisierungsprozess ausfällt, umso mehr verschafft sich das Unternehmen den notwendigen Wettbewerbsvorteil.
 
Wichtigstes Argument und Kostentreiber Nr. 1: Das Erstellen von Fotokopien aus volumenstarken Akten, Ordner und Dossiers. Hier sollte der Grundsatz zur Anwendung kommen: Es werden keine unnötigen Fotokopien erstellt. Ein Fachbetrieb arbeitet so schnell, dass Sie keine back-up Kopien erstellen müssen.Arbeiten Sie konzentriert weiter denn, es finden keine Störungen des normalen Arbeitsalltags mehr statt. Sind die digitalen einmal erstellt, können im Nachhinein auf Bedarf Teile des Dossiers ausgedruckt werden.
Interne Scanningarbeiten sollten bis zu einem vordefinierten Mengenaufkommen und Zeitaufwand weitestgehend regelmässig stattfinden. Überschreiten die vorgenannten Werte ihre Limite,  sollte der umsichtige Unternehmer auf den professionellen Scanning Service ausweichen. Insbesondere wenn es wichtig ist und eilt, stellt der Express Scanning Service eine entlastende und kosten-sparende Alternative zur internen Verarbeitung dar. Dazu ist es wichtig zu berücksichtigen, das die verarbeitende Firma einerseits über die notwendige Professionalität und Erfahrung verfügt und andererseits über stabile Arbeitsprozesse, technisch-leistungsfähige Ausstattung sowie über eine sichere Infrastruktur verfügt, die dem Kunden auch das notwendige Vertrauen vermittelt.
Im Speziellen gilt es zu beachten, dass für die Erstellung eines greifendes Konzeptes für die DokumentenDigitalisierung mit Vorteil die Hilfe eines erfahrenen Beraters und Dienstleistungs-Anbieters der richtige sowie preiswerteste Weg ist. Der Prozess des Scanning und Digitalisierens von wichtigen Dokumenten und dem fachgerechten sowie sicheren Entsorgen der alten Archiv-beständen, Akten, Belege, etc. sind komplexe Themen und sollten vom Fachmann durchgeführt werden.
Wir bei STAUB. Scanning | Archivierung beraten Sie gerne – fachmännisch und unverbindlich.
Rufen Sie uns unter der Rufnummer 044 829 33 00 an, oder senden Sie uns ein
STAUB. Scanning | Archivierung
Business A53 Center
Javastrasse 4
8604 Volketswil, Zürich
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By |2018-10-25T14:36:59+00:00April 13th, 2017|Uncategorized|2 Comments