Elektronische Personaldossiers vs. Papierakten

Erfahren Sie in diesem Artikel, warum die guten, alten Papierakten im Personalwesen ausgedient haben, welche Argumente für einen Umstieg auf E-Dossiers sprechen und wie dies bestmöglich funktioniert.

 

Digitale Personalakten erfreuen sich immer grösserer Beliebtheit. Personalabteilungen großer und kleiner Unternehmen haben die umfassenden Vorteile des E-Dossiers kennen und schätzen gelernt. Obwohl die Optimierungsmöglichkeiten aller HR-Abläufe innovativ sind, haben viele Unternehmen den Schritt aus der Papierakte hinaus noch nicht gewagt. Wir möchten Licht ins Dunkel bringen und helfen, mögliche Vorbehalte auszuräumen.

 

Was gehört in eine Personalakte?

 

Unmengen von Regalen säumen heute noch viele Personalabteilungen und die Flut der Papierdokumente nimmt mit dem Unternehmenswachstum kontinuierlich zu.

Das ist nicht verwunderlich. Schließlich beinhaltet eine Personalakte alle relevanten Dokumente, die im Zusammenhang mit Mitarbeiter und Arbeitgeber stehen. Da kommt einiges zusammen.

Hier eine Auflistung der Hauptdokumente, die sich für gewöhnlich in einer Personalakte befinden:

 

Personenbezogene Informationen                                                                      Sozialversicherungsnachweis

Bewerbungsunterlagen                                                                                              Lohndokumente

Arbeitsvertrag und ggf. Zusatzverträge                                                            Gehaltsnachweise

Zeugnisse / Weiterbildungszertifikate                                                              Arztzeugnisse

Arbeitserlaubnis / Quellensteuer                                                                         Kündigungsschreiben

Gesundheitszeugnis                                                                                                      Arbeitszeugnis

 

Während das elektronische Personaldossier keinerlei physischen Platz beansprucht, müssen Papierakten kostspielig verstaut und aufwendig gesichert werden. Je nach Unternehmensgrösse nehmen sie grosse Flächen ein und dominieren zwangsläufig das Gesamtbild der Büroräume.

 

 Die Vorteile der digitalen Personalakten im Überblick

 

1. Schnell: Umgehende Informationsbeschaffung zu jeder Zeit.

2. Global: Jederzeit weltweiter, paralleler Zugriff für Zugangsberechtigte, unabhängig vom Standort.

3. Optimiert: Vereinfachung sämtlicher administrativer Prozesse der Personalabteilung.

4. Systematisch: Zielgenaue Stichwortsuche nach Begriffen, Fähigkeiten, Sprachkenntnissen uvm.

5. Systemkonform: Integration in bestehende HR-Systeme problemlos möglich

6. Regelkonform: Individuelles Berechtigungskonzept zur rollengerechten Zugriffserteilung von Mitarbeitern

7. Rechtskonform: Mühelose Archivierung und Löschung unter Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien

8. Sicher: Sensible Daten, wie vertrauliche Personalinformationen, sind elektronisch weitaus effektiver geschützt als in Papierform.

9. Geordnet: Schnelle Zusammenführung aller elektronischer und papiergebundener Informationen in einer e-Akte.

10. Einfach: Einheitliche Aktenpläne ermöglichen eine standardisierte Verwaltung

11. Platzsparend: Keinerlei Raum für Regale mit Personalakten notwendig.

12. Zeitgemäß: Entspricht den heutigen Anforderungen an Effizienz und zeichnet moderne Unternehmen aus.

 

 Darüber hinaus gibt es noch eine Vielzahl weiterer Dokumente, die ihren berechtigten Platz in einer Personalakte finden. Dazu zählen zum Beispiel:

 

  • Stellenangebot- und Beschreibung
  • Erhalt oder unterzeichnete Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs
  • Leistungsbewertungen
  • Formulare in Bezug auf Arbeitnehmerleistungen
  • Formulare für Angehörige und Notfallkontakte
  • Beschwerden von Kunden und/oder Mitarbeitern
  • Auszeichnungen oder Zitierungen für hervorragende Leistungen
  • Verwarnungen und/oder andere disziplinarische Maßnahmen
  • Notizen über Anwesenheit oder Verspätung
  • Notizen über jeden Vertrag, jede schriftliche Vereinbarung, Quittung oder Bestätigung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber

 

 Diese Fülle von Dokumenten erfordert eine saubere und gut gepflegte Ablage.

Neben der Verfügbarkeit von wichtigen Dokumenten im Arbeitsalltag spielen auch die gesetzlichen Vorgaben eine grosse Rolle. Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen personalbezogene Dokumente über einen bestimmten Zeitraum sicher aufzubewahren und danach zu vernichten.

Warum digitale HR-Dossiers analogen Akten so weit überlegen sind

 

Mit Einzug der Digitalisierung sind wir in allen Lebensbereichen in den Genuss der Vorzüge gekommen, die elektronische Automatisierungen mit sich bringen.

Dadurch sind unsere Ansprüche an effiziente Abläufe enorm gestiegen.

Gewünschte Unterlagen, Dokumente oder Informationen sollen möglichst direkt und schnell zur Verfügung stehen.

Bereits hier können analoge Personalakten kaum mehr mithalten.

Papierakten müssen noch zu Fuss aufgesucht und manuell herausgesucht werden. Bis diese am Platz zur Verfügung stehen, geht wertvolle Zeit verloren.

Hinzu kommt die Zeit, die zur Durchsicht aufgewendet werden muss, bis die die gewünschten Dokumente zur Verfügung stehen. Nicht zu vergessen die Zeit, um die Akte im Anschluss wieder ordnungsgemäss  wegzu-heften.

E-Dossiers können per Knopfdruck nach gewünschten Inhalten durchsucht werden, ohne dafür den Arbeitsplatz verlassen zu müssen. Innerhalb von Sekunden stehen gewünschte Unterlagen bereit und können dadurch flüssige Arbeitsabläufe sicherstellen.

 

Wie der Umstieg auf elektronische HR-Dossiers gelingt

 

Jedes Unternehmen hat sein eigenes, bestehendes HR-System. Ein erfolgreicher Umstieg auf digitale HR-Akten beschränkt sich nicht auf den Scan-Vorgang aller Dokumente.

Vielmehr muss die jeweilige Ausgangslage des Unternehmens im Vorfeld mit einbezogen werden und eine dazu genau geeignete Software ausgewählt werden.

Ein struktureller Plan, der sich nach den individuellen Wünschen und Voraussetzungen des jeweiligen Unternehmens richtet, ist die Basis für den gelungenen Umstieg in die digitale HR-Akte.

Sobald die Dokumentenstruktur festgelegt ist, steht dem Scan-Vorgang aller Dokumente und der anschliessenden Qualitätskontrolle nichts mehr im Wege.

Der HR-Datenimport kann immer realisiert werden – wenn notwendig auch mit speziellen Programmen.

Standardfunktionen wie die OCR-Technologie, Metadaten und Tags etc., werden jedem gescannten Dokument automatisch hinzugefügt. Diese ermöglichen das so hoch geschätzte, komfortable Handling. Für einen einfachen und direkten Datenimport in HR-Systeme, stellen wir Ihnen alle notwendigen Begleitdaten wie json, xml Protokolle oder andere Daten korrekt aufbereitet zur Verfügung. Sie erhalten ein vollständiges Datenpaket für ein unkompliziertes und komfortables Handling.

Die fertige, digitale Personalakte ist jetzt kategorisiert, sowie einheitlich und logisch erfasst. Dadurch lässt es sich von nun an einfach und schnell finden, nach Wörtern durchsuchen, individuell ergänzen sowie weiter bearbeiten.

Wir von STAUB stehen unseren Kunden bei diesem Prozess mit unserer langjährigen Erfahrung zur Seite.

Von der Auswahl der geeigneten Software, bis hin zum Scan-Prozess und der vollständigen Digitalisierung sorgen wir gemeinsam für einen optimalen Umstieg auf digitale E-Dossiers.

  

Fazit

Personalakten in Papierform entsprechen nicht mehr den heutigen Massstäben. Papierakten können die aktuellen Anforderungen an Effizienz nicht mehr erfüllen und werden daher vermehrt durch E-Dossiers ersetzt. Wer sich heute als modernes Unternehmen positionieren und zugleich alle Vorteile des digitalen Zeitalters nutzen möchte, setzt auf elektronische Personalakten.

 

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Web www.e-dossier.ch