Dokumente Digitalisieren. Papierlos Ordnung Machen

//Dokumente Digitalisieren. Papierlos Ordnung Machen
Dokumente Digitalisieren. Papierlos Ordnung Machen

Analoge Werte zukunftssicher in digitale Formen wandeln

Aller Anfang ist schwer, deshalb haben wir in unserem letzten Artikel

(Link zu Artikel) auf die Vorteile von unserem professionellen Express Scanning Service zur Digitalisierung Ihrer wichtigen und dringenden Firmenunterlagen hingewiesen.

Denn gerade am Anfang des Digitalisierungsprojekts ist es sehr wichtig ein wohldurchdachtes und stimmiges Konzept zum Digitalisieren der notwendigen Unterlagen zu entwickeln und zu implementieren.

Zudem ist am Anfang das Papiervolumen in der Regel sehr gross, und vor allem kleine und mittelständige Unternehmen verfügen weder über die geeigneten Firmenscanner noch über die aufzubringende Zeit ihrer Mitarbeiter um diese Prozesse effizient, sicher und preiswert durchführen zu können.

Profitieren Sie und Ihre Kunden mit digitalisierten Dokumenten-schaffen Sie mehr Freiraum für kostensenkende Massnahmen und motivierte Mitarbeiter.

Die Investition in ein Dokumenten Digitalisierungsprojekt  zeigt  seine Wirkung und Vorteile bereits nach kurzer Zeit. Eine Investition die zeitnah amortisiert ist und bestehende sowie neue Wettbewerbsvorteile sichert.  Mit dem  konsequenten, permanenten und routinemässigen Digitalisieren der Geschäfts Dokumente erarbeiten Sie sich nachhaltige und organisatorisch- entscheidende Vorteile.  In den folgenden Abschnitten möchten wir Ihnen dazu die drei Wichtigsten aufführen.

Der digitale Alltag – Konsequenten und Regelmässigen Dokumente Digitalisieren

1.  Finanzielle Entlastung bei gesteigerter Mitarbeiterperformance

Volle Ausnutzung Ihres digitalen Ablagesystems Nur wenn das System tatsächlich angewandt wird und alle Dokumente entsprechend abgelegt werden, kann das DMS funktionieren und entsprechend positive finanzielle Auswirkungen auf Ihren Betrieb haben. Halbe Sachen funktionieren in der Regel nie, und das gilt speziell für papierlose Ablagesysteme.

Teilen Sie digitale Dokumente mit Ihren internen sowie externen Kunden – schnell – und Zeitunabhängig.

Erhalten Sie mehr Freiheiten mit der Bearbeitung Ihrer Dokumente von Ihrem bevorzugtem Ort aus.

2. Gewinn von neuem Arbeitsflächen und minimierte Risiken

Sie haben Kosten und Mühen auf sich genommen, Ihr Ablagesystem umzustellen und Papierberge verschwinden zu lassen. Mit einer konsequenten Implementierung und einem routinemässigen und kontinuierlichen Digitalisieren Ihrer Unterlagen, verhindern sie ein erneutes Anwachsen, und somit die Notwendigkeit einer erneuten grösseren Dokumenten Scanning-Aktion.

Finden Sie Ihre digitalen Dokumente per Suchbegriff und Mausklick – vorbei ist die Zeit des zeitaufwendigen Suchens im Archiv.

Ihre Dokumente sind sicher: geschützt gegen Feuer und Wasser, Diebstahl und neugierigen Blicken

3. Aktive Wettbewerbsvorteile im digitalen Heute

Die digitale Kultur Ihres Unternehmens betrifft nicht nur die einfache digitale Dokumentenablage. Allerdings ist diese ein wesentlicher Bestandteil und sozusagen Kern der Sache.

Funktioniert dieses Kernelement sind, der digitalisierte Kundendienst, Dokumente aus und für den Webshop, die Bearbeitung und Pflege von Webseiten, Social Media,  etc. einfach und schnell zu erledigen.

Zudem wird durch das routinemässige Digitalisieren und die sichtbare Abwesenheit von Papier im Büro bei den Mitarbeitern eine völlig neue, moderne, flexible und zukunftsorientierte Arbeitskultur geschaffen, die Ihrem Unternehmen hilft stets am Puls der Zeit zu bleiben.

Schaffen einer gelebten digitalen Kultur

Haben Sie also nun einen professionellen Service zum Digitalisieren beauftragt und sind jetzt alle Akten, Dokumente, Informationen, Belege, etc. digital verfügbar – durch ein DMS wohl organisiert, dann stellt sich jetzt die Aufgabe, das neu aufgebaute System zu benutzen und gegebenenfalls weiter auszubauen und effizient zu nutzen.

Hierfür brauchen Sie insbesondere Folgendes:

  • Rückhalt und Unterstützung des Management
  • Firmeninterne Richtlinien/Politiken
  • Eine solide IT-Unterstützung
  • Gut geschulte und motivierte Mitarbeiter

Firmeninterne Richtlinien sind unerlässlich

Zunächst sollten Sie firmeninterne Richtlinien für das weitere Vorgehen festlegen. Welche Dokumente sollten nur noch in digitaler Form verwendet werden? Welche Dokumente dürfen von Mitarbeitern ausgedruckt werden? Sollten Originalbelege nach dem einscannen eine gewisse Zeit auch im Papier vorhanden sein, bevor sie nach einer bestimmten Zeit vernichtet werden? Wo und wie sollen Verträge und andere legale Dokumente aufbewahrt werden? Die Liste kann nach Belieben erweitert werden.

Auch hier macht es aus naheliegenden Gründen mehr Sinn,  mit der Unterstützung eines erfahrenen Profis rechnen zu können.

IT-Unterstützung

Durch eine professionelle IT-Infrastruktur ist ein sicheres, zuverlässiges und effizientes Verwalten und Archivieren Ihrer wertvollen Dokumente gewährleistet.

Im Bereich Datenmanagement ist es ein aktueller Trend, Daten in der Cloud zu speichern. Dies bringt offensichtliche Vorteile mit sich, vor allem in Bezug auf den mobilen Arbeitsplatz.

Dennoch birgt diese Lösung auch gewisse Risiken, über die man sich bewusst sein sollte. Was passiert z.B., wenn der entsprechende Dienstleister eine Panne hat oder vom Konkurrenten aufgekauft wird? Auch der Datenschutz muss, insbesondere bei empfindlichen Dokumenten unbedingt gesichert sein. So kann das Speichern von simplen Inventarzahlen in der Cloud kein Problem sein, wohingegen bei sensiblen Daten wie medizinischen Krankengeschichten möglicherweise gegen das Gesetz verstossen wird.1

Im Zweifelsfalle ist auch in diesem sensiblen und äußerst wichtigen Thema die Beratung durch einen
Fachmann angesagt.

Schulung der Mitarbeiter

Haben Sie nun Ihre Firmenpolitik in Sachen Digitalisieren definiert und sind Sie sicher, dass die Dokumente sicher gespeichert sind und effizient verwaltet werden können, ist es absolut unerlässlich, Ihre Mitarbeiter an Bord kommen zu lassen. Sie müssen überzeugt sein, dass das Digitalisieren sinnvoll, notwendig und zukunftsrelevant ist, und zudem einen deutliche, unumstrittene Vorteile für die Mitarbeiter selbst darstellt.

Zudem müssen die Mitarbeiter ausführlich geschult werden, damit Sie das DMS verstehen und effektiv nutzen können. Auch das beste Datenmanagementsystem ist zum Scheitern verurteilt, oder kann nur einen Bruchteil seiner Vorzüge beweisen, wenn die Nutzer nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen.

Sollten Sie jedoch in Ihrem Unternehmen nicht über die entsprechenden Leistungsscanner und die physischen Ressourcen verfügen, oder wenn Sie sich eventuell doch noch nicht sicher genug  zum Thema Dokumenten Digitalisieren fühlen, helfen wir Ihnen bei STAUB. Scanning | Archivierung gerne weiter.

Wir bieten flexible und feste monatliche Dienstleistungen für Betriebe aller Grössen an. Rufen Sie uns unter 044 829 33 00  an, oder senden Sie uns ein E-Mail info@staubscanning.ch – wir beraten Sie gerne und unverbindlich!

1: irf.fhnw.ch/bitstream/handle/11654/17885/160331_UTNZ_UTNZTA___030031_01.pdf

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By |2018-10-25T14:30:43+00:00March 31st, 2018|Uncategorized|1 Comment