Digitaler Mailroom – Posteingang Alternative (Die einfachste Lösung)

//Digitaler Mailroom – Posteingang Alternative (Die einfachste Lösung)
Digitaler Mailroom – Posteingang Alternative (Die einfachste Lösung)

Ein Digitaler Mailroom digitalisiert den Posteingang Ihres Unternehmens und erlaubt Ihnen Ihre Briefpost genauso einfach zu verwalten und bearbeitet wie E-Mails.

Der Prozess selbst ist unkompliziert. Eingangspost wird eingescannt, automatisch klassifiziert und durch E-Mail oder Webportal an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Die Vorteile dieser Modernisierung Ihrer Postverteilstelle sind vielfältig:

  • Postverarbeitungskosten werden durch niedrigeres Personal Engagement und verkürzte Durchlaufzeiten reduziert.
  • Digitale Dokumente lassen sich schnell durchsuchen und sind immer griffbereit.
  • Weniger Papierkram spart wertvollen Büroraum.
  • Die Postverteilung zwischen Filialen wird vereinfacht.

Aber was für Möglichkeiten gibt es den für Schweizer KMUs, die sich Ihren eigenen digitalen Mailroom aufbauen wollen?

Mit Software & Hardware Selbst Einen Digitalen Mailroom Bauen

Wer die Zeit und das Geld hat, der kann sich natürlich einen digitalen Mailroom mit der richtigen Software und Hardware zusammenstellen.

Wesentlich ist hier Hardware in der Form von Scannern, Computern und Speichereinheiten. Dazu kommt dann auch noch Software zum scannen, formatieren und archivieren digitaler Dokumente.

Danach muss man Mitarbeiter ausbilden oder anstellen, die den digitalen Mailroom betreiben können.

Mit dieser Lösung kriegt man zwar all Vorteile der Digitalisierung der Eingangspot, aber bis ein digitaler Mailroom dann wirklich effektiv arbeitet, hat man schon ein kleines Vermögen ausgeben.

Wer trotzdem mit Marke Eigenbau einen digitalen Mailroom zusammenstellen will, kann sich die Software der Firma Kofax anschauen. Die Systemfeatures umfassen unter andrem:

  • Automatische Daten extrahierung.
  • Automatische Informations Validierung.
  • Analyse und Visualisierungs-Dashboards.

 

Ein Digitaler Mailroom Als Ausgelagerter Service?

Es gibt auch Outsourcing Dienste die Ihnen die Digitalisierung Ihres Posteingangs vereinfachen, ohne hohe Infrastruktur, Trainings und Personalkosten.

Wichtig ist auch das Ihre digitalisierten Daten die Schweiz nicht verlassen. Das heisst, das Ihre Dokumente nur auf einem Bankdaten zertifizierten Schweizer Rechenzentrum gespeichert werden sollten.

Schweizer Anbieter sind dabei die beste Lösung für Sie, solange diese Ihre Daten nicht in das Ausland verlagern.

Seriöse lokale Dienstleister arbeiten nach dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) das die Sicherheit und Privatsphäre Ihrer digitalisierten Eingangspost wahrt.

PS: Wer individuelle Bedürfnisse hat und sich einen digitalen Mailroom zusammenstellen will der sich in bestehende Geschäftsprozesse einfügt, der möchte sich vielleicht den Posteingang Service der Firma Staub anschauen.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der digitalen Briefpostverarbeitung. Rufen Sie uns unter 044 829 33 00 an

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By |2019-01-13T11:26:06+00:00December 15th, 2018|Posteingang digitalisieren|0 Comments