Die Vorzüge des Post-Scannings: Wie Ihr Unternehmen durch einen digitalen Posteingang profitiert

 Die tägliche Flut von Posteingängen in Papierform muss in etlichen Unternehmen noch immer manuell bewältigt werden. Das muss längst nicht mehr sein.  Im Zeitalter der Digitalisierung werden sämtliche Prozesse ständig verbessert und vereinfacht, so auch die Postbearbeitung.

In diesem Artikel erfahren Sie, welchen Vorsprung Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung Ihres Posteingangs gewinnt.

 

Was genau bedeutet ein digitaler Posteingang? 

Ein digitaler Posteingang befreit sie von der klassischen Briefpost aus Papier. Ihre täglich eintreffende Post wird für Sie extern empfangen, eingescannt und damit in kürzester Zeit digital verfügbar gemacht. Ähnlich wie Emails, können Sie somit auch Ihre Briefpost elektronisch einsehen. Ihre Post aus Papier wird danach je nach Wunsch für Sie archiviert, vernichtet oder an Sie weitergeleitet.  

  

Standortunabhängige Posteinsicht durch Briefpost-Scanning 

 Wo auch immer Sie sich gerade befinden, Sie haben weltweit Zugriff auf Ihre aktuelle Briefpost. Die digitale Zustellung Ihrer Post erfolgt entweder per Email oder wird Ihnen zum Download bereitgestellt. Durch die Digitalisierung Ihrer Post verpassen Sie keine wichtigen Briefe mehr und behalten jederzeit den Überblick, auch im Ausland.  

  

Wie Sie Zeit und Geld einsparen durch Post-Scanning

 Verarbeitung: Die tägliche Postbearbeitung kostet Zeit und Geld. Die eingehende Briefpost muss empfangen und genau durchgesehen werden. Nach Durchsicht muss jedes Schriftstück entsprechend bearbeitet werden. Kopien müssen angefertigt werden und jeder Brief muss korrekt zugeteilt werden. Zeitaufwändige Kurierfahrten zur Verteilung der Post fallen ebenso an, wie die betriebsinterne Verteilung. Durch Post-Scanning sind all diese Schritte nicht mehr notwendig und diese freigewordene Zeit können Ihre Mitarbeiter nun für wichtigere Aufgaben einsetzen. Die eingegangene Briefpost wird elektronisch und ohne weitere Verzögerung verteilt und kann umgehend bearbeitet werden.   Weiterbearbeitung: Wer ohne digitalen Posteingang nach einem bestimmten Inhalt aus dem Briefverkehr sucht, ist gezwungen die Ablage oder das Archiv nach der entsprechenden Post zu durchsuchen. Wenn sie gefunden wird, muss nun noch alles durchgesehen werden, um auch den Inhalt zu finden, der gerade gebraucht wird. Mit der digitalisierten Briefpost können die Dokumente bequem nach Stichpunkten oder mithilfe einer Inhaltsangabe blitzschnell durchsucht werden. Die digitalisierten Dokumente können auch von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden. Durch mögliche Gruppenarbeit ohne Zeitverzögerung wird die Produktivität der Mitarbeiter signifikant gesteigert, während der Arbeitsfluss erhalten bleibt.  

 

Platz schaffen durch Ihren digitalen Posteingang

Ihr täglicher Posteingang aus Papier benötigt jede Menge Platz. Briefe und die zugehörigen Kopien müssen gelagert, aufbewahrt und archiviert werden. Hierfür ist Bürofläche notwendig, die mit der Zeit viel Raum beanspruchen kann. Durch einen digitalen Posteingang sparen sie diese Flächen ein und können ihre Räume effektiver nutzen.  

 

Optimierte Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern

Neben Ihrem eigenen Unternehmen, dass von der Optimierung der Arbeitsprozesse durch das Post-Scanning profitiert, erleben auch Ihre Kunden und Geschäftspartner einen großen Nutzen. Dadurch, dass die sonst langwierige Postbearbeitung digital beschleunigt wird, werden Kunden und Partner zeitnah betreut. Zudem ist stets sichergestellt, dass die richtigen Zuständigkeiten vorliegen und eine fachgerechte Bearbeitung erfolgt. Dies sorgt für auffallend gute Serviceleistungen und erhöhte Zufriedenheit Ihrer Geschäftskontakte.  

 

Umweltfreundliche und nachhaltige Büroorganisation 

Durch Briefpost-Scanning wird effektiv Papier gespart. Zwar werden noch immer jede Menge Briefe in Papierform verschickt, aber für die Weiterverarbeitung wird kein weiteres Papier mehr benötigt. Kopien brauchen nicht mehr erstellt zu werden und auch die Antwortschreiben können digital versendet werden. Auf diesem Weg können ganze Unternehmen unsere Umwelt deutlich entlasten. Wenn weniger Papier benötigt wird, müssen auch weniger Bäume gefällt werden. Gleichzeitig müssen auch weniger Dokumente in Papierform transportiert werden, wodurch weniger CO2 Ausstoss produziert wird.  

 

Fazit 

Wir profitieren bereits in vielen Geschäftsbereichen von innovativen Prozessoptimierungen, die uns durch die Digitalisierung ermöglicht worden sind. Die Arbeitsprozesse rund um den Briefpost-Eingang durch Digitalisierung effizienter zu gestalten, ist aufgrund der zahlreichen Vorteile eine logische Konsequenz. Anstatt Arbeitskraft, Zeit und Geld in eine veraltete Postbearbeitung zu investieren, kann durch minimalen Aufwand viel erreicht werden. Zeit, die sonst für die Verarbeitung der eingehenden Post verwendet wurde, kann nun anderweitig im Unternehmen eingesetzt werden. Zudem ist der Zugriff auf die tägliche Post orts- und zeitunabhängig möglich. Auch die weitere Bearbeitung der Post, sowie die Zusammenarbeit mit mehreren Personen wird enorm erleichtert. Nicht zuletzt wird durch Post-Scanning ein starker Beitrag für unsere Umwelt geleistet. Die Posteingangsstelle vieler Unternehmen ist trotz alledem auch heute noch ein sehr zeit- und arbeitsaufwändiges Konstrukt.

Durch die bequeme Digitalisierung der täglichen Briefpost können Unternehmen enorm profitieren. Unser STAUB Post-Scanning Service wird bereits von vielen Kunden aus der Schweiz und auch aus unseren Nachbarländern genutzt.

Unsere langjährige Erfahrung, sowie unsere fairen Konditionen, werden von unseren Kunden hochgeschätzt. Zudem ist bei uns die Sicherheit aller Daten und Dokumente durch die höchsten Schweizer Datenschutzstandards gewährleistet.

Wenn auch Sie darüber nachdenken, Ihren Posteingang zu digitalisieren, beraten wir Sie gerne unverbindlich.

Tel. 044 829 33 00

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