4 überzeugende Gründe für die Auslagerung bestehender Scanningtätigkeiten.

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4 überzeugende Gründe für die Auslagerung bestehender Scanningtätigkeiten.

 

Die Auslagerung bestehender Scanningtätigkeiten.  4 Gründe für das Outsourcing

Ihr  Unternehmen ist bereits weitgehend papierlos und Sie wissen die  Vorteile der Digitalisierung zu schätzen. Sie haben bereits eine  Scanningabteilung in Ihrem Unternehmen oder tragen sich mit dem Gedanken  eine solche einzurichten.

Es gibt aber auch eine sinnvolle Alternative zu einer eigenen Scanningabteilung, nämlich diese Tätigkeit auszulagern und von einem  darauf spezialisierten Unternehmen erledigen zu lassen.

Lesen Sie hier eine Reihe guter Gründe, 4 die besonders dafür sprechen.

1. Kernkompetenzen

Besinnen Sie sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens und Ihr  Geschäftsmodell. Gehört das Scannen von Dokumenten dazu? Wenn nicht, sollten Sie ein Outsourcing ernsthaft in Erwägung ziehen. Wenn Ihr Unternehmen nicht gerade zu den Grossunternehmen gehört, haben Sie wahrscheinlich auch Recht und Steuern an kompetente Spezialisten ausgelagert. Das  Scanning und die Verwaltung der Dokumente ist genauso ein Kandidat für das Outsourcing und hilft Ihnen Ihre Unternehmensstruktur zu straffen.

2. Das Kapital

Setzen Sie Ihr Kapital effizient ein. Die Einrichtung einer Scanningabteilung erfordert die Anschaffung teurer Hard- und Software und die Bereitstellung von geeigneten Räumlichkeiten. Wenn Sie Ihr Kapital in Ihren Kernkompetenzbereichen ertragreicher einsetzen können, ist es sinnvoll, eine Auslagerung vorzunehmen.

3. Ihr Fachpersonal

Zum Betrieb einer Scanningabteilung brauchen Sie speziell ausgebildetes  Personal. Sie können Mitarbeiter Ihres Unternehmens dafür  trainieren und einsetzen oder neues Personal für diese unproduktive Tätigkeit einstellen. Ihr eigenes Personal würde dann an anderer Stelle fehlen, wo es wahrscheinlich sehr viel produktiver eingesetzt werden könnte. In jedem Fall werden sich Ihre Kosten erhöhen.

4. Raum und Platz

Eine Scanningabteilung braucht einen zweckgebundenen Raum mit genügend Platz für den Scanner und für die Sortierung und Zwischenlagerung der zu bearbeitenden Dokumente. Der Platz kostet Geld und kann wahrscheinlich ertragreicher eingesetzt werden.

Die Bedingungen hinsichtlich Dokumentenvolumen sowie  vorhandenen Personalresourcen und verfügbarem Platz sind in jedem Unternehmen anders. Dennoch kann man im allgemeinen davon ausgehen, dass ein Outsourcing  des Scannings eine grosse Kostenersparnis bringen wird.

Worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Scanning-Unternehmens achten sollten

An erster Stelle der Kriterien steht Sicherheit und  Vertraulichkeit. Schliesslich möchten Sie nicht, dass Ihre Geschäftsdokumenten in die falschen Hände geraten. Lassen Sie sich eine Vertraulichkeitserklärung geben.

Holen Sie auch Referenzen ein und besuchen Sie das  Unternehmen, um sich von der Qualität der technischen Ausstattung und  des Arbeitsprozesses zu überzeugen.

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter das von Ihnen benötigte  Datenformat bieten kann, TIFF, JPEG, PDF o.a. Welche OCR-Software wird verwendet und wie gut arbeitet diese?

Wie ist der Leistungsumfang? Werden die Dokumente abgeholt?  Übernimmt der Anbieter das Entklammern? Werden die Dokumente auf Wunsch nach dem korrekten Standard geschreddert? Wie schnell wird gearbeitet? Wird eine umfassende Beratung geboten, um sicherzustellen, dass die Leistung des Anbieters Ihre Arbeitsprozesse genügend berücksichtigt?

Wenn alle Ihre Fragen zufriedenstellend beantwortet sind,  sollte eigentlich nichts mehr einem sinnvollen Outsourcing  entgegenstehen.

STAUB. Scanning | Archivierung

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By | 2018-07-12T14:37:52+00:00 January 14th, 2017|Uncategorized|0 Comments