Das Dokumenten Management System (DMS) – viele Vorteile für das Unternehmen

//Das Dokumenten Management System (DMS) – viele Vorteile für das Unternehmen
Das Dokumenten Management System (DMS) – viele Vorteile für das Unternehmen

Das Dokumenten Management System (DMS) – viele Vorteile für das Unternehmen

Obwohl man immer öfter auf den Begriff Dokumenten Management System stösst, haben viele Menschen immer noch keine richtige Vorstellung, um was es geht, beziehungsweise welche grossen Vorteile die Implementation eines DMS auch für KMU bringen kann.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, worin die Vorteile liegen.

Chaos vs. Ordnung

Es gibt Leute, die persönlich chaotische Arbeitsplätze bevorzugen und darauf bestehen, dass das Chaos ihre Kreativität fördert. Das mag zwar durchaus im privaten Bereich möglich sein, aber es funktioniert kaum in einem Geschäftsumfeld. Denn hier müssen mehrere Menschen miteinander arbeiten, Kunden besuchen eventuell die Büroräume und jedes Dokument sollte schnell und einfach auffindbar sein. Zudem muss jedes Dokument in der Regel von mehreren Mitarbeitern benutzt werden können.

Allerdings passiert es auch im Büro sogar den Besten – ein wichtiges Dokument wird verlegt, und Sie und eventuell mehrere andere Mitarbeiter verbringen Stunden damit, vergeblich danach zu suchen.

Privat mag das eventuell noch lustig sein, im Geschäftsumfeld können aber schnell einschneidende Konsequenzen auftreten. Was ist z.B., wenn es ein Dokument ist, das ein komplettes Team aus Mitarbeitern benötigt, um ein zeitkritisches Projekt zu beginnen? Was, wenn es etwas ist, das die Firma vor kostspieligen Rechtsstreitigkeiten retten kann?

Sie sehen, hier wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zwingend erforderlich.

Was genau ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Das Dokumentenmanagement umfasst die Prozesse und Verfahren, die ein Unternehmen täglich zur Erfassung, Speicherung, Sicherung und zum Abruf von Informationen einsetzt. Dieser Prozess kann durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Software vereinfacht werden.

Dokumentenverwaltungssoftware erleichtert es Unternehmen, Papier- und digitale Dateien in einem einzigen Hub zu kombinieren, da physische Dokumente, einschließlich Schecks und Visitenkarten, gescannt und digitale Formate importiert werden. Die unterstützten Dateiformate können Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, PDF-Dateien usw. sein.

Die grundlegenden Komponenten von Dokumenten-Management-Software-Systemen umfassen somit:

  • Dokumentenspeicherung
  • Einchecken / Auschecken
  • Simultane Bearbeitungskoordination
  • Sicherheit und Zugriffskontrolle
  • Suche und Abruf
  • Versionskontrolle
  • Indexierung und Klassifizierung
  • Buchungsprotokolle
  • Anmerkungen

Abgesehen davon dass die konsequente Digitalisierung und die Umstellung auf das papierlose Büro die Umwelt schützt, da nun keine meterhohen Papiertürme mehr notwendig sind, bietet der Einsatz einer Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Softwarelösung eine Reihe von Vorteilen:

Dokumenten- / Datei-Lagerung (Repository)

Cloud-basierte Dokumenten-Management-Systeme dienen als zentrales Lager – auch Repository genannt – für alle wichtigen Dokumente, auf die Sie später zugreifen, sie anzeigen, ändern und mit Kollegen teilen möchten. Sie müssen nun nicht mehr stundenlang wertvolle Zeit verschwenden, um hektisch durch Stapel von Ordnern zu schauen, in Keller-Archiven zu fahnden oder Aktenschränke durchsuchen, um ein einziges Dokument zu finden.

Dokumenten- / Content Sicherheit

Wenn Dokumente nicht verwaltet werden, ist die Möglichkeit, dass wichtige Informationen den falschen Personen zugänglich gemacht werden, beträchtlich. Wichtige, sensible Informationen, die in falsche Hände geraten, können einem Unternehmen irreversiblen Schaden zufügen. Dokumentenmanagement-Softwarelösungen ermöglichen Ihnen den Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen durch strenge Sicherheitsrichtlinien und rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), bei der nur autorisierte Benutzer bestimmte Dateien oder Dokumente anzeigen dürfen.

Im Fall von Katastrophen wie Feuer oder Überschwemmungen sorgt das Cloud-basierte DMS dafür, dass Ihre geschäftskritischen Daten intakt bleiben und nicht verloren gehen.

Jederzeit und überall Zugriff

Wie bei cloudbasierten Softwarelösungen ermöglicht das webbasierte DMS den Benutzern den Zugriff auf Dateien und Dokumente unabhängig vom verwendeten Gerät überall und jederzeit. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie in Projekten mit Teammitgliedern zusammenarbeiten, die unterwegs sind oder weit entfernt voneinander lokalisiert sind.

Integration mit Software von Drittanbietern

Die App-Integration ist eine intelligente Funktion, die redundante Dateneingabe überflüssig macht und einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Plattformen ermöglicht. Sie sparen nicht nur Zeit und Mühe, sondern auch Datenintegrität und -genauigkeit. Einige DMS unterstützen sogar die E-Mail-Integration und bieten Ihnen die Möglichkeit, Dateien und Dokumente direkt an Kunden, Kollegen und Lieferanten zu senden.

Bessere Organisation

Mit Tags, Kategorien, Unterkategorien und Metadaten zum Markieren Ihrer Dateien und Dokumente können Sie sie leichter organisieren, lokalisieren und für die zukünftige Verwendung abrufen. Eine Suche mit den passenden Keywords kann innerhalb von Sekunden Ergebnisse liefern.

Datenaustausch (File Sharing)

Mit DMS können Benutzer Dateien und Dokumente mit Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Sie bestimmen, mit wem sie Dokumente teilen, und Dateien können über Links geteilt, im Internet veröffentlicht oder als passwortgeschützte Dateien an Dritte gesendet werden. Mit der Audit-Trail-Funktionalität wissen sie, wer bestimmte Dateien oder Dokumente angesehen oder bearbeitet hat. Dies ist auch beim Ausgraben von Prozessfehlern und Ineffizienzen von entscheidender Bedeutung.

Wir bei Staub Scanning sind auf die Digitalisierung und die Implementation von Dokumenten Management Systemen spezialisiert und beraten Sie gerne ausführlich und unverbindlich.

Rufen Sie uns an, 044 829 33 00 oder besuchen Sie gleich unsere Webseite www.staubscanning.ch

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By |2018-12-02T20:06:17+00:00November 14th, 2018|Uncategorized|0 Comments