Bücher-Scanning: Wie die Digitalisierung von Unternehmensbibliotheken das Wissensmanagement revolutionieren kann

 

Unternehmensbibliotheken müssen sich der Herausforderung stellen, ihre Informationsressourcen sinnvoll und kosteneffizient zur Verfügung zu stellen.

Um eine sowohl effektive als auch effiziente Nutzung der vorhandenen Informationsquellen zu nutzen, bietet das Bücher-Scanning mithilfe der OCR Technologie eine intelligente Lösung und stellt eine hochattraktive Alternative zu herkömmlichen Firmenbibliotheken dar.

 

Auch Privatpersonen mit einer hauseigenen Bibliothek profitieren von den Möglichkeiten einer Digitalisierung.

 

Was bedeutet OCR im Bücher-Scanning?

 

Während ein Scan ein Bild von einer Seite erstellen kann, bietet OCR auch eine inhaltliche Erfassung der jeweiligen Seite.

Vor nicht allzu langer Zeit waren wir noch gezwungen, relevante Inhalte Seite für Seite abzutippen, um alles was benötigt wird, übernehmen zu können. OCR bietet die intelligente Funktion, die jeweiligen Seiten genau auszulesen und zur Weiterverarbeitung bereitzustellen.

Gescannte Papierdokumente und PDF Dateien können durch OCR zudem bequem nach Stichworten oder Satzteilen durchsucht werden. Das Ergebnis wird farbig markiert bereitgestellt und es ist keine langwierige Suche von bestimmten Inhalten mehr notwendig.

 

Bücher-Scanning eliminiert den Kostenfaktor Zeit 

Während Unternehmen weitestgehend von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren, indem die Produktivität, bei gleichzeitiger Kostensenkung, signifikant gesteigert wird, sehen klassische Unternehmensbibliotheken häufig noch eher antik aus. Oft wird noch am falschen Ende gespart, was täglich weit mehr Kosten und Aufwand produziert, als nötig wäre.

So hochwertig und umfangreich eine Unternehmensbibliothek auch ist, die Informationsbeschaffung macht den Mitarbeitern nicht selten „zu schaffen“. Zu bedenken ist vor allem der Kostenfaktor Zeit. Die Wege, die zurückgelegt werden müssen, die mühselige Suche nach den richtigen Quellen, die manuelle Herausarbeitung von relevanten Informationen zur Weiterverarbeitung – Viele Schritte, die zeitaufwändig sind und in der Ära der Digitalisierung nicht mehr sein müssen.

Durch intelligentes Bücher-Scanning mit der OCR Technologie kann der kostenintensive Zeitfaktor auf ein Minimum reduziert werden.

 

Mehrfachkosten durch Mehrfachbestellungen

Üblicherweise gibt es in Unternehmen verschiedene Fachabteilungen, die durch übergreifende Themenschwerpunkte, auf dieselben Informationsquellen zugreifen müssen.

Ob Bücher oder Zeitschriften, nicht selten ist eine mehrfache Anschaffung von Literatur, Dokumenten oder Abos notwendig, um alle Fachbereiche mit den benötigten Informationsquellen zu versorgen.

Hierdurch entstehen zwangsläufig unnötige Mehrfachkosten, die durch eine Digitalisierung der Firmenbibliothek zu vermeiden sind.

 

Prozessoptimierung bei gleichzeitiger Bearbeitung von Büchern und Informationsquellen

Eine effektive Bearbeitung von Informationen erfordert häufig die Zusammenarbeit von mehreren Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen.

Durch die Digitalisierung der Unternehmensbibliothek können unendlich viele Parteien gemeinsam an einem Dokument arbeiten, es bearbeiten und teilen, ohne dass viel Zeit für Besprechungen oder Meetings notwendig wäre.

Arbeitsprozesse werden enorm beschleunigt und Ergebnisse effektiver erzielt. Abteilungsleiter und Vorgesetzte können zudem bequem in die Prozesse miteinbezogen werden, ohne ihrerseits ihren Standort verlassen zu müssen.

 

Platz schaffen durch Digitalisierung der Unternehmensbibliothek

Wachsende Betriebe benötigen Platz, der häufig fehlt. Die Unternehmensbibliothek durch Bücher-Scanning zu digitalisieren, schafft wertvollen Raum. Ob Archivplatz oder erweiterte Büroflächen, die Digitalisierung der Literaturbestände ermöglicht die optimale Nutzung der vorhandenen Räume.

Auch privat erfreuen sich immer mehr Besitzer von Bibliotheken an erweitertem Wohnraum durch Bücher-Scanning.

 

Die Vorteile des Bücher-Scanning auf einem Blick

  • Ein Literaturarchiv in Form einer Unternehmensbibliothek muss nicht mehr physisch aufgesucht werden, da alle Inhalte digital zur Verfügung stehen. Die Informationsbeschaffung kann bequem am Arbeitsplatz stattfinden und die Zeit für die bisherige Zurücklegung der Wege entfällt.
  • Die Suche nach bestimmten Inhalten kann durch die OCR Technologe enorm beschleunigt werden, da per Klick nach Stichworten und Satzteilen gesucht werden kann.
  • Eine benötigte Informationsquelle kann von mehreren Personen gleichzeitig verwendet werden, wodurch eine mehrfache Anschaffung nicht mehr notwendig ist.
  • Bücher und Dokumente können über verschiedene Arbeitsplätze und Abteilungen hinaus von verschiedenen Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet und geteilt werden.
  • Durch die Digitalisierung von Bibliotheken wird wertvoller Raum geschaffen, der als Archivplatz, erweiterte Bürofläche oder Wohnraum genutzt werden kann.

 

Fazit

Der Aufwand, die private – oder unternehmenseigene Bibliothek digitalisieren zu lassen, steht in einem enorm starken Verhältnis zum Nutzen. Neben der Kosteneffizienz, steht klar die flexible und zeitsparende Nutzung der Informationsquellen im Vordergrund. Informationen können jederzeit schnell und effektiv beschafft, bearbeitet, herauskopiert oder geteilt werden.

Für Unternehmen gibt es von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf das Literaturarchiv. Lieferzeiten für neue Bücher entfallen vollständig und zugleich werden wertvolle, freie Flächen geschaffen.

Jedem Unternehmen, dass an einer zielgerichteten Informationsbeschaffung- und Bearbeitung interessiert ist, die zeitgemäß ist und wichtige Arbeitsprozesse professionell optimiert, ist eine elektronische Bibliothek zu empfehlen.

Privatleute, die Ihre Bücher schonen und zugleich jederzeit, von jedem Ort aus, auf bestimmte Inhalte zugreifen wollen, werden ebenso von einer Digitalisierung ihrer Bibliothek enorm profitieren.

 

Wir bei Staub. Scanning | Archivierung beraten Sie gerne, wie Sie aus Ihrer Bibliothek eine dauerhafte Wissensdatenbank machen, die effektiver, sowie effizienter genutzt und zugleich endlos erweitert werden kann.

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