Bücher scannen lassen – Wieso und wie Sie 2020 papierlos werden

Bücher scannen zu lassen ist der nächste Schritt zum papierlosen Arbeitsleben. Doch mit dem Aufwand sind die meisten Unternehmen überfordert. Deshalb kann die Wahl eines externen Anbieters eine gute Idee sein. Aber nur, wenn Sie wissen, wonach Sie suchen!

 

Deshalb ist Bücher-Scanning eine gute Idee

Das papierlose Büro ist wohl die Zukunft. Die Digitalisierung der Bücher spart Ihnen:

  • Geld: Für Lagerkosten und die langfristige Archivierung.
  • Zeit: Durchsuchen Sie Ihr elektronisches Bücher Archiv schnell mit einem Mausklick.
  • Platz: Sie benötigen kein neues Lager!

Schauen wir uns den Arbeitsalltag mit digitalisierten Büchern einmal genauer an.

 

Fallbeispiel Firma

Lebenslanges Lernen ist das Schlüsselwort in Unternehmen, die ihre Angestellten weiterbilden wollen. Doch die Fachliteratur ist oftmals nicht digital verfügbar – sei es, weil die Auflage zu klein war oder das Dokument zu alt.

In diesem Fall müssen sich die Angestellten um das einzelne Exemplar im Lager teilen, es aufwändig suchen und analog bearbeiten. Nicht sehr modern.

Lassen Sie die Bücher scannen, lösen Sie all diese Probleme auf einmal. Sie können Wissen intern teilen – und zwar gleichzeitig, am PC oder Smartphone und mit einem Knopfdruck. In einer internen Wikipedia Ihrer Unternehmensliteratur finden Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen schnell und zuverlässig.

 

Fallbeispiel Bibliothek

Eine Bibliothek ohne Bücher? Das ist mancherorts schon Realität – jedenfalls ohne Bücher zum Anfassen.

Denn moderne Bibliotheken bieten ihre Literatur virtuell an. Wieder die Vorteile: Schnell zu finden, von mehreren Personen gleichzeitig nutzbar, weniger Lagerplatz notwendig.

Doch für Bibliotheken ergeben sich ganz neue Argumente:

  • Die meisten Bibliotheken haben von wichtigen – und teuren – Büchern dutzende Exemplare. Die Anschaffungs- und Lagerkosten explodieren. Stattdessen können Sie nun einfach eine Version kaufen, diese digitalisieren lassen, und sparen mehrfach Platz und Geld.
  • Daraus ergibt sich auch eine bessere Kundenzufriedenheit. Denn Engpässe beim Buchverleih werden vermieden.
  • Auch Personalkosten sparen Sie. Denn mit einer Online-Suche können die Kunden Ihre Bücher selbst schnell finden und benötigen die Hilfe eines Bibliothekars nur noch selten. Viele Universitäten benutzen dieses Konzept schon lange.

 

Vom Buch zur digitalen Bibliothek

Aber: Der Schritt vom physischen Buch zur virtuellen Bibliothek scheint lange. Schliesslich müssen Sie tausende Seiten scannen und bearbeiten.

Selbst scannen?

Der eigenständige Buchscan lohnt sich für Unternehmen nur, wenn sie wirklich tausende Exemplare digitalisieren wollen. Ansonsten stehen die Kosten in keinem Verhältnis zum Nutzen: Entweder geben Sie tausende Franken für Scan-Geräte und Personal aus. Oder Sie erhalten minderwertige Scans, die Sie sich auch gleich hätten sparen können

Scannen lassen!

Gerade für KMUs lohnt sich der Gang zum Experten mehr, als es selbst in die Hand zu nehmen. Der Spezialist kann es schneller, besser – und sogar günstiger!

Anbieter gibt es viele. Aber nicht alle sind ihr Geld wert. Hier erfahren Sie, auf welche Leistungen es bei der Auswahl des Dienstleisters ankommt.

 

Tipp:  Das muss ein guter Scanning-Dienstleister können!

 

Sicherheit

Die Sicherheit muss an erster Stelle stehen. Und das sagen nicht nur wir, sondern auch das Gesetz.

Wichtig ist nämlich die Datensicherheit. Die Digitalisierung muss rechtskonform geschehen. So sollte der Anbieter Ihre Daten immer vertraulich behandeln und etwa verschlüsselt lagern, sodass nur Sie darauf Zugriff haben. Am besten lassen Sie sich Zertifikate zeigen, die diesen professionellen Umgang belegen.

Ausserdem wollen Sie Ihre digitalisierten Bücher nach dem Scan zwar vor allem virtuell nutzen. Doch das Ausgangsmaterial darf auf keinen Fall beschädigt werden. Sonst ist die ursprüngliche, womöglich wertvolle Quelle für immer verloren.

 

Einfache Nutzung

Eine Cloud-Bibliothek Ihrer Bücher klingt unübersichtlich. Das muss sie nicht sein. Lassen Sie sich vor dem Kauf des Angebots demonstrieren, ob die gescannten Daten nutzerfreundlich organisiert sind.

Dazu gehört etwa die Bereitstellung als OCR-Dokumente (Optical Character Recognition). Die optische Zeichenerkennung macht aus den Scans tatsächlich bearbeitbare PDFs. Sie können also nun, wie in einem normalen Word-Dokument, damit umgehen.

Übrigens: Dadurch finden Sie Ihre Daten auch schneller. Suchen Sie nach Volltexten oder Schlüsselwörtern, um in Sekunden an die gewünschten Dokumente zu kommen.

 

Preis-Leistung

Selbstverständlich spielt auch der Preis eine Rolle. Gerade KMUs wollen nicht so viel Geld ausgeben.

Das Stichwort ist Flexibilität. Moderne Anbieter passen ihr Angebot Ihren Vorstellungen an. So bezahlen Sie nur für die Anzahl der Dokumente, die Sie digitalisieren lassen wollen.

 

Buchscan leichtgemacht mit Staub Scanning

An genau diesen Kriterien für eine guten Outsourcing-Partner orientieren wir uns. Doch wir wollen Ihnen noch mehr bieten als nur „gut“.

Nicht nur gescannt, sondern nutzungsbereit

Wir von Staub Scanning gehen einen Schritt weiter: Wir statten Ihre Dokumente mit einem digitalen Inhaltsverzeichnis aus, auf das Sie nur klicken müssen, um zur gewünschten Seite zu gelangen.

Ausserdem senden wir Ihnen die digitalisierten Exemplare in schlanker Dateigrösse. So können Sie sie auch unterwegs über das mobile Internet blitzschnell abrufen.

 

Unsere Zusatzleistungen

Neben Büchern scannen wir auch Akten, Dossiers, Grossformatpläne und andere Geschäftsunterlagen.

Egal, welche Dokumente Sie auf dem Bildschirm brauchen. Wir führen bei allen Scans unsere Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Bildqualität durch. Fällte der Scan durch – machen wir ihn eben nochmal! Das ist für uns als detailverliebte Schweizer eine Selbstverständlichkeit.

Damit das selten passiert, setzen wir auf einen modernen Hochleistungsscanner. Dieser scannt schneller und genauer als jeder Drucker im Büro.

Bei unserem Inhouse-Scanning führen wir das Scanning direkt bei Ihnen vor Ort durch. Denn wir wissen, wie wichtig Datenschutz ist. Als Dienstleister rund um das papierlose Büro bieten wir nämlich auch die Lagerung Ihrer Dokumente an.

Zudem kümmern wir uns gerne um Ihre Rechnungsverarbeitung als ausgelagerter Briefkasten, um Ihre Briefpost oder führen unseren Auftrag als Express-Scanning durch.

 

In 4 Schritten Bücher auf dem Bildschirm haben

  1. Kostenlose Beratung: In einem unverbindlichen Gespräch erörtern wir gemeinsam, welche Leistungen Sie brauchen. Gerne machen wir gleich im Anschluss ein individuelles Angebot.
  2. Dokumente liefern: Sie schicken uns Ihre Bücher zu – oder Sie nutzen unseren Abholdienst, der die Bücher oder Akten in neutralen Fahrzeugen abholt. Sicher ist sicher! Das gilt auch bei der Lagerung, solange Ihre Daten bei uns sind.
  3. Wir führen den Scan durch.
  4. Wir richten Ihre gescannten Bücher digital ein. Ihre neue virtuelle Bibliothek ist selbsterklärend – eine Einführung geben wir Ihnen trotzdem gerne.

 

Gerne nehmen wir uns Ihrer wichtigen Bücher und Dokumenten an, kontaktieren Sie uns unverbindlich unter

Tel.   044 829 33 00

Web www.buecher-scannen.ch