5 Tipps zum Digitalisieren von Dokumenten vom Technologieexperten

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5 Tipps zum Digitalisieren von Dokumenten vom Technologieexperten

5 Tipps zum Digitalisieren von Dokumenten vom Technologieexperten

Die Digitalisierung und das papierloses Büro sind derzeit in aller Munde. Allerdings ist das Thema komplex und es stecken viele Aspekte und Arbeitsschritte dahinter. Gerade kleine und mittelständige Unternehmen tun sich manchmal noch etwas schwer. Ihre Besitzer denken in vielen Fällen, dass die Digitalisierung eher was für die grossen Unternehmen der Branche wichtig ist und verkennen den Nutzen für den eigenen Betrieb. Oder aber sie würden gerne das Thema in Angriff nehmen, wissen aber nicht, wie sie es in der Praxis anpacken sollen. Denn gerade in KMU können zusätzliche Ressourcen knapp sein, wobei sich Ressourcen auf Personal, Zeit und Geld bezieht. Deshalb weiss so manch ein Unternehmer nicht, wo er anfangen kann und macht dann erstmal gar nichts.

Ein guter, und gar nicht so schwieriger erster Schritt ist sicherlich die Digitalisierung von Dokumenten, die man bereits hat. Aber worauf genau sollte man achten und wie kann man dies angehen?

Wir haben hier deshalb einfach mal ein paar gute und praktische Tipps von Technologieexperten zusammengestellt.

Tipp 1: Setzen Sie Prioritäten, welche Dokumente Sie wann digitalisieren möchten

Digitalisieren kann man alle möglichen Dokumente, vor allem natürlich Akten, Korrespondenz, Kataloge, Verträge, Preislisten, Referenzdokumente.

Es ist vor ab sicherlich sinnvoll eine Bestandsaufnahme im eigenen Betrieb zu machen und Prioritäten zu setzen. D.h. analysieren Sie zunächst, welche Dokumente sie haben, und in welcher Reihenfolge diese Digitalisiert werden sollten. Denn gerade, wenn Ressourcen eventuell knapp sind und man nicht alles auf einmal machen kann, muss man Prioritäten setzten und sich langsam voran arbeiten.

Eine sinnvolle Option kann sein, dass man zunächst einmal alle archivierten Akten nach und nach digitalisiert und die Archive ausräumt. In einem anderen Fall möchte man eventuell zunächst sämtliche Produktkataloge, Preislisten und andere Materialien, die den Aussendienst unterstützen digitalisieren, damit die Mitarbeiter einfacher, schneller und kostensparender arbeiten können.

Tipp 2: Bevor Sie mit dem Digitalisieren anfangen, misten Sie aus!

Bevor Sie nun engagiert und voller Tatendrang anfangen, Dokumente und Akten zu Scannen, sollte Sie zuvor gründlich aussortieren. Hierfür brauchen Sie natürliche einen Leitfaden, damit Sie und ihre Mitarbeiter wissen, welche Dokumente aus legalen Gründen aufgehoben werden müssen, und wie lange diese Frist ist.

Ist dieser Punkt geklärt, sollte zunächst jeder Mitarbeiter seine Dokumente vorbereiten, damit dann nicht unnötige Papiere gescannt werden müssen.

Aber Vorsicht! Machen Sie nicht den teuren Fehler, zu feinmaschig aus zu sortieren, denn so verschwenden Sie unnötige Ressourcen. Lieber ein wenig mehr eingescannt, dafür erhebliche Mitarbeiterkosten eingespart.

Tipp 3: Achten Sie beim Scannen und Indexieren auf fachmännische Vorgehensweise

Sobald Sie sich klar sind, welche Dokumente digitalisiert werden sollten, die Akten und Dokumente klassifiziert sind und die Papierberge ausgedünnt sind, haben Sie einen ungefähre Vorstellung vom Ausmass der zu bewältigenden Arbeit. Überlegen Sie sich jetzt, ob das von Ihren Mitarbeitern und den vorhandenen technischen Hilfsmitteln bewältigt werden kann, oder ob es nicht doch besser ist, einen professionellen Anbieter kommen zu lassen.

Wichtig ist vom technologischen Standpunkt aus, dass eine fachmännische Indexierung erfolgt, denn diese stellt sicher, dass das Dokument imSystem gefunden werden kann. Neben der manuellen Indexierung steht auch die automatischen Indexierung mit Hilfe automatischer Texterkennung – auch OCR (Optical Character Recognition) genannt bereit. Mithilfe dieses Systems können verschiedene Dokumentarten, wie z.B. gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt werden. Achten Sie dabei darauf, dass eine Scan-Auflösung von mindestens 300 dpi gewählt wird.

Tipp 4: Achten Sie auf die korrekte Datensicherung

Es ist überaus wichtig, das korrekte Dateiformat und den optimalen Datenträger zu wählen. Als Format hat sich für Dokumente weitestgehend PDF oder PDF/A durchgesetzt. Wichtig ist, dass die Dokumente schreibgeschützt sein müssen, um spätere Manipulationen zu verhindern.

Geeignete Datenträger sind z.B. Longlife CD, DVD, Festplatte, usw. Allerdings sind externe und interne Server sowie Cloudlösungen immer wichtiger. Denn ein wichtiger Vorteil der Digitalisierung ist schliesslich die Option eines flexiblen Arbeitsplatzes. Die Mitarbeiter können zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf wichtige Unterlagen haben, z.B. während des Aussendienstes, auf Geschäftsreisen, beim Arbeit von Zuhause aus, etc.

Tipp 5: Besorgen Sie sich ein gutes DMS, welches auch in Zukunft mitwachsen kann

Egal wie gut alle Dokumente und Akten digitalisiert wurden, wenn sie dann nicht professionell in einem Daten Management System organisiert werden, war alles umsonst, denn genau wie physische Akten verlegt wurden, kann man auch digitale Akten nicht mehr finden. Oder aber man verliert viel Zeit damit, die digitalen Dokumente in einem falsch aufgebauten System zu suchen. Bedenken Sie auch unbedingt, dass die Akten und Dokumente in Tendenz eher mehr werden und das Unternehmen eventuell wächst und mit der Zeit komplexer wird. Es ist also ratsam, am Anfang lieber ein bisschen mehr für ein leistungsstarkes DMS zu bezahlen, an dem man lange etwas hat, als am falschen Ort zu sparen und dann Probleme zu bekommen.

Ein professioneller Anbieter in Sachen Digitalisierung kann Ihnen hier wertvolle Dienste leisten und Sie fachmännisch beraten.

Rufen Sie uns für weitere Informationen an, wir beraten Sie gerne weiter.

044 829 33 00

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By |2019-01-13T11:15:16+00:00December 31st, 2018|Scanning und digitalisierten Dokumente|0 Comments